Die Wohnungsfrage fällt oft zwischen HR und Linie

Die Linie hat rekrutiert, HR kümmert sich um Vertrag und Bewilligung, und die Unterkunft gilt in vielen Unternehmen als Privatsache der neuen Person. Bei der internationalen Personalmobilität in der Schweiz werden HR- und Global-Mobility-Teams zudem oft erst eingebunden, wenn das Business längst entschieden hat, und für Grenzgängerinnen und Grenzgänger ist in vielen Firmen unklar, wer überhaupt zuständig ist.

In Konzernen kümmert sich meist ein Mobility-Team um die Unterkunft, in KMU oft die Personalleitung oder die Geschäftsführung selbst. In beiden Fällen hilft es, wenn das Vertragsangebot den Anreisetag schon nennt, denn erst mit einem festen Datum lassen sich Zimmer reservieren und Schlüsselübergaben planen.

Ein Zeitplan, der vom ersten Arbeitstag aus rückwärts rechnet

Für eine Anstellung mit Umzug aus dem Ausland lässt sich der Ablauf ungefähr so staffeln:

• zwölf Wochen vorher: Vertrag unterschrieben, Kostenregel für die Unterkunft festgelegt, bei Drittstaatsangehörigen Gesuch um Arbeitsbewilligung eingereicht
• rund zwei Monate vorher: Unterkunft für die ersten Monate reserviert, bei Drittstaatsangehörigen erst nach dem positiven Vorentscheid, Besichtigung per Video gemeinsam mit der neuen Person
• zwei Wochen vorher: Anreisetag, Schlüsselübergabe und Abholung am Bahnhof oder Flughafen abgestimmt
• erste Woche: Anmeldung bei der Gemeinde, bei Drittstaatsangehörigen Erfassung der biometrischen Daten
• erster Arbeitstag: Arbeitsplatz, Zugänge und eine feste Ansprechperson bereit
• nach drei bis sechs Monaten: Umzug in eine eigene Wohnung, sofern die Übergangslösung nicht die ganze Einsatzdauer abdeckt

Bei Personen aus EU- und EFTA-Staaten verkürzt sich der vordere Teil, weil kein arbeitsmarktlicher Vorentscheid nötig ist.

Mietdossiers setzen eine Vorgeschichte in der Schweiz voraus

Verwaltungen in Zürich, Basel oder Zug wählen ihre Mieterschaft anhand eines Dossiers aus. Den Betreibungsauszug darin stellt das Betreibungsamt des Wohnorts aus, für jemanden ohne bisherigen Wohnsitz in der Schweiz hat er deshalb kaum Aussagekraft, und Lohnabrechnungen eines Schweizer Arbeitgebers gibt es frühestens nach dem ersten Monat.

Für die erste Phase ist ein möbliertes Apartment in der Schweiz oder ein Zimmer mit kurzer Kündigungsfrist deshalb der schnellere Weg zu einer Adresse. Bei Apartment24 genügen für den Mietvertrag ein gültiger Ausweis und die Prüfung der Aufenthaltserlaubnis, auf Betreibungsauszug, Lohnbestätigung und Arbeitgeberbestätigung wird verzichtet. Mit dem Mietvertrag kann sich die neue Mitarbeiterin anschliessend bei der Gemeinde anmelden. Bei den wenigen Angeboten, die keine Wohnsitzanmeldung erlauben, steht der Hinweis im Inserat.

Drittstaatsangehörige brauchen vor der Einreise einen arbeitsmarktlichen Vorentscheid

Im Kanton Zürich läuft das Verfahren für den Aufenthalt mit Erwerbstätigkeit für Drittstaatsangehörige in Stufen. Der Arbeitgeber reicht das Gesuch beim Amt für Wirtschaft ein, das einen arbeitsmarktlichen Vorentscheid erlässt und ihn dem Staatssekretariat für Migration zur Zustimmung weiterleitet. Danach prüft das Migrationsamt die ausländerrechtlichen Voraussetzungen und ermächtigt bei Personen im Ausland die Auslandvertretung zur Visumausstellung.

Zusätzlich begrenzt der Bund die Zahl der Bewilligungen, und auch für 2026 stehen für Fachkräfte aus Drittstaaten 4500 Aufenthalts- und 4000 Kurzaufenthaltsbewilligungen zur Verfügung. Für die Unterkunft heisst das, erst nach dem positiven Vorentscheid verbindlich zu reservieren, möglichst mit der Option, den Einzug bei einer Verzögerung des Visums zu verschieben. Liegt die Übergangsunterkunft in einem anderen Kanton als der Betrieb, etwa im Aargau bei einer Stelle in Zürich, kommt als zusätzlicher Schritt ein Einverständnis zur Erwerbstätigkeit zwischen den beteiligten Kantonen hinzu.

Nach der Ankunft hängen Ausweis und Lohnadministration an der Adresse

Nach der Einreise meldet sich die neue Mitarbeiterin bei der Gemeinde an, und Drittstaatsangehörige erhalten dort einen Termin für die Erfassung der biometrischen Daten beim Migrationsamt. Der Ausweis wird danach per Post zugestellt. Ein Zimmer, das nach drei Wochen wieder gewechselt wird, führt deshalb leicht zu Umleitungen und Nachfragen bei den Behörden.

Der Arbeitgeber meldet die Person bei seiner Ausgleichskasse an und klärt, ob Quellensteuer abzurechnen ist. Zieht sie später in eine dauerhafte Wohnung, gehört die neue Adresse umgehend in die Personaladministration, damit Lohnausweis und Abrechnungen stimmen.

Kostenübernahme, Rückzahlung und die Steuerregel für entsandte Fachkräfte

Im Arbeitsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung sollte stehen, wie lange das Unternehmen die Unterkunft bezahlt, bis zu welchem Monatsbetrag und was bei einer Kündigung in der Probezeit gilt. Rückzahlungsklauseln für einen frühen Austritt sind verbreitet und sollten klar formuliert und über die Zeit abgestuft sein.

Für entsandte Fachkräfte gilt steuerlich eine Sonderregel. Die Expatriates-Verordnung des Eidgenössischen Finanzdepartements erlaubt leitenden Angestellten und Spezialisten, die ihr ausländischer Arbeitgeber für höchstens fünf Jahre in die Schweiz entsendet, bei der direkten Bundessteuer angemessene Wohnkosten in der Schweiz als besondere Berufskosten abzuziehen, sofern sie eine Wohnung im Ausland für den Eigengebrauch behalten. Ob jemand darunterfällt, klärt das Unternehmen am besten vorab mit der kantonalen Steuerverwaltung.

Familie und Einsatzdauer bestimmen, wie lange die Übergangslösung trägt

Die Art des Einsatzes entscheidet darüber, für welchen Zeitraum eine möblierte Lösung genügt. Pascale Lenz, 2020 Personalleiterin von IBM Schweiz, schilderte im Interview zu Expats in der Schweiz und Entsendung, dass bei jeder Entsendung ein Formular festhält, ob es sich um ein Assignment mit Kostenübernahme oder um eine Anstellung in der Schweiz handelt und ob die Familie mitkommt.

Für Einzelpersonen mit befristetem Vertrag kann ein möbliertes Zimmer die ganze Einsatzdauer abdecken. Reist die Familie nach, überbrückt es meist nur die ersten Wochen der vorausreisenden Person, und die Suche nach einer Familienwohnung gehört von Beginn an in den Plan, sobald Ausweis und erste Lohnabrechnungen vorliegen.

Fazit

Die Unterkunft gehört ins Onboarding von Personal aus dem Ausland, weil Anmeldung, Ausweis und Lohnadministration an der ersten Adresse hängen. Ein rückwärts gerechneter Zeitplan mit festem Anreisetag verhindert eine Suche in letzter Minute. Bei Drittstaatsangehörigen gibt das Bewilligungsverfahren den Takt vor, und reserviert wird erst nach dem positiven Vorentscheid. Ein möbliertes Angebot, das ohne Betreibungsauszug auskommt, überbrückt die Monate, bis ein eigenes Mietdossier möglich ist. Kostenübernahme, Rückzahlung und steuerliche Behandlung gehören schriftlich geregelt, bei befristeten Entsendungen mit Blick auf die Expatriates-Verordnung.

(Ein Beitrag von Apartment24)