Die Arbeitgeberin muss nach Art. 327 OR als Vorbereitungshandlung die Mitarbeitenden mit den zur Arbeitserfüllung erforderlichen Arbeitsgeräten und Material ausrüsten, sofern nichts anderes verabredet oder üblich ist. Typischerweise erhalten Mitarbeitende also ihre Arbeitsgeräte zur Verfügung gestellt, und Mitarbeitende müssen diese nach Massgabe der gesetzlichen Sorgfalts- und Treuepflicht (Art. 321a Abs. 2 OR) fachgerecht bedienen und sorgfältig behandeln. Wenn Arbeitsgeräte und Material im Zusammenhang mit einer Sorgfaltspflichtverletzung durch einen Mitarbeitenden beschädigt oder zerstört werden, besteht grundsätzlich seitens Mitarbeitenden eine Schadenersatzpflicht nach Art. 321e OR. Ob der Mitarbeitende für den vollständigen Schaden oder nur teilweise dafür haftet, hängt dabei insbesondere vom Grad des Verschuldens ab. Sofern ein Schaden nicht gerade absichtlich oder grob fahrlässig verursacht worden ist, ist in der Regel der Schaden im Rahmen einer Schadensbeteiligung nur teilweise durch den Mitarbeitenden zu tragen. Einen solchen Schaden kann die Arbeitgeberin von der nächsten Lohnzahlung in Abzug bringen, wobei im Regelfall mindestens das Existenzminimum ausbezahlt werden muss (Art. 323b Abs. 2 OR), sodass ein Schaden allenfalls mit mehreren Lohnzahlungen verrechnet werden muss. Einzig ein absichtlich zugefügter Schaden darf ohne Beachtung des Existenzminimums vollständig mit dem Lohn verrechnet werden. Um das Haftungssubstrat zu erhöhen, kann es Sinn ergeben, dass im Arbeitsvertrag oder Personalreglement vereinbart wird, dass die Arbeitgeberin im Sinne einer Kaution zu einem Lohnrückbehalt berechtigt ist. Das Gesetz lässt in Art. 323a OR die Vereinbarung eines Lohnrückbehalts zu, allerdings darf dieser pro fällige Lohnperiode maximal 10% und insgesamt nicht mehr als der Lohn für eine Arbeitswoche betragen. Aber immerhin kann so eine gewisse Kaution für Schäden oder die ausgebliebene Rückgabe von Arbeitsgeräten geschaffen werden.

Treuepflichtverletzung durch Privatnutzung

Als Bestandteil der allgemeinen Treuepflicht müssen Mitarbeitende alles unterlassen, was die Arbeitgeberin schädigen könnte. Entsprechend dürfen Mitarbeitende eben nicht einfach so Arbeitsgeräte, Material oder andere Ressourcen der Arbeitgeberin privat nutzen oder für Eigeninteressen einsetzen. Die Privatnutzung von Material, das Einsetzen von Infrastruktur der Arbeitgeberin für private Zwecke oder das Nutzen von personellen Ressourcen (z.B. der Vorgesetzte lässt durch die administrative Mitarbeiterin private Arbeiten erledigen) verstösst klarerweise gegen die Treuepflicht. Das gilt nur dann nicht, wenn die Arbeitgeberin eine private Nutzung ausdrücklich oder stillschweigend durch Kenntnis der Nutzung erlaubt. Damit eben kein Wildwuchs entsteht und später nicht vorgehalten werden kann, dass eine private Nutzung bekannt war und deshalb erlaubt war, lohnt es sich, im Rahmen des Weisungsrechts klar festzuhalten, ob und was (Arbeitsgeräte, Räume, Geschäftsfahrzeug, Computer, Geschäftstelefon etc.) für welche privaten Zwecke eingesetzt werden darf.

Formulierungsbeispiele

Benützung von Maschinen und Werkzeugen für private Zwecke 
Maschinen und Werkzeuge dürfen nur mit der schriftlichen Einwilligung der Geschäftsleitung für private Zwecke benützt werden. 

Nutzung des Geschäftsfahrzeugs 
Der Gebrauch eines Geschäftsfahrzeugs (Poolfahrzeug) für private Zwecke ist grundsätzlich untersagt. Ausnahmen können nur von der Geschäftsleitung schriftlich bewilligt werden. 

Private Nutzung von Internet und E-Mail 
Die private Nutzung des Internets mit dem Geschäftscomputer ist auf ein absolutes Minimum zu beschränken. Der private E-Mail-Verkehr über die geschäftliche E-Mail-Adresse ist auf ein Minimum zu reduzieren, und private Nachrichten sind als privat zu kennzeichnen. Das Abonnieren von privaten Newslettern auf die geschäftliche E-Mail-Adresse ist verboten.

Wichtigkeit von Nutzungsregeln

Sofern IT-Geräte wie Laptop und Mobiltelefon sowohl geschäftlich als privat genutzt werden dürfen, kommt es typischerweise zu einer Vermischung der geschäftlichen und der privaten Sphäre. Mithilfe von klaren Nutzungsregeln und technischen Massnahmen sollte sichergestellt werden, dass die Datensicherheit gewährleistet ist. Die Arbeitgeberin kann gestützt auf ihr Weisungsrecht (Art. 321d Abs. 1 OR) Verhaltensanweisungen einseitig vorgeben. Hierbei handelt es sich um typische Nutzungsvorschriften, die üblicherweise in IT-Reglementen vorzufinden sind (z.B. Mindestsicherheitseinstellungen, Passwortvorgaben, Nutzungsverbot für unsichere Programme, automatische Bildschirmsperre, Speicherort für private Daten, private Verwendung von geschäftlicher Software etc.). Zudem muss bei der Rückgabe des IT-Geräts sichergestellt sein, dass die geschäftlichen Daten vorhanden bleiben und nur private Daten gelöscht werden, wobei diese – und nur diese und keine Geschäftsdaten – unter Beachtung der Datensicherheit auf ein privates Speichermedium übertragen werden dürfen.

Private Nutzung des Geschäftsfahrzeugs

Wenn Mitarbeitende ein persönliches Geschäftsfahrzeug und nicht ein Poolfahrzeug nutzen, ist häufig auch ein Privatgebrauch des Geschäftsfahrzeugs gestattet. Zwecks klarer Verhältnisse ist jedoch ausdrücklich zu regeln, ob dieser erlaubt ist oder eben nicht. Im Falle eines erlaubten Privatgebrauchs ist zudem zu regeln, ob ein pauschaler Privatanteil in den Lohnabrechnungen sowie im Lohnausweis aufgerechnet wird oder ob die Privatnutzung mit einem detaillierten Bordbuch effektiv ermittelt wird.

Bei einem zugelassenen Privatgebrauch sollten unbedingt auch weitere Punkte geregelt werden. Bei einem Leasingfahrzeug mit einer gewissen Anzahl Kilometer sollte geregelt werden, wie die Kostentragung von Mehrkilometern aussieht. Allenfalls ist der Privatgebrauch kilometermässig einzuschränken. Weiter ergibt es Sinn zu regeln, ob auch Familienangehörige und welcher Kreis das Geschäftsfahrzeug nutzen dürfen oder nicht. Eine Überlassung an Dritte, allenfalls mit Ausnahme von Familienmitgliedern, wird in der Regel ausgeschlossen. Für Ferienfahrten sollten auch gewisse Einschränkungen gemacht werden. Häufig wird festgehalten, dass die Betriebskosten während Ferienfahrten privat zu tragen sind und das Fahrzeug im Ausland keiner Drittperson überlassen werden darf. Ebenfalls wichtig ist es vorzusehen, dass die Arbeitgeberin bei einer Freistellung des Mitarbeitenden das Geschäftsfahrzeug jederzeit herausverlangen darf (z.B. damit es einem anderen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden kann). Bei einer solchen vorzeitigen Rückgabe des Geschäftsfahrzeugs hat der Mitarbeitende jedoch für den entgangenen Vorteil der Privatnutzung einen Ersatzanspruch, sodass ihm sinnvollerweise der aufgerechnete Privatanteil während der Freistellung als Lohn ausbezahlt wird.

Merke

Aufgrund der arbeitsrechtlichen Sorgfaltspflicht muss der Mitarbeitende zum Geschäftswagen Sorge halten. Idealerweise werden konkrete Pflichten in einem Reglement vorgegeben. 

Der Mitarbeitende muss dafür sorgen, dass 

• das Geschäftsfahrzeug sachgemäss und schonend behandelt und gepflegt wird und
• es jederzeit in betriebs- und verkehrssicherem Zustand (Reifen, Lenkung, Bremsen, Beleuchtung etc.) gehalten wird und
• die vom Autohersteller vorgeschriebenen und empfohlenen Wartungen pünktlich bei einer autorisierten Vertragswerkstatt durchgeführt werden.

(Dieser Praxisfall ist in der Ausgabe Juli/August 2026 von personalSCHWEIZ erschienen)