Frau Kern, Sie haben in Ihrer Zeit als HR-Leiterin Dankeskarten auf Ihre Absagen erhalten. Wie kam es dazu? 
Es klingt fast unglaublich, oder? Aber genau so war es. Wir haben unsere gesamten HR-Texte vom Stelleninserat bis zur Absage überarbeitet. Die Reaktionen darauf haben uns selbst überrascht. Plötzlich erhielten wir Dankeskarten von Bewerbenden, obwohl wir ihnen abgesagt hatten. 

Das war für mich ein Schlüsselmoment. Mir wurde bewusst, welchen Einfluss eine gelungene Kommunikation im HR hat. Eine Absage bleibt zwar eine Enttäuschung. Trotzdem kann das HR dafür sorgen, dass sich Menschen wertgeschätzt fühlen und ein positives Bild des Unternehmens erhalten.

Was fällt Ihnen als Erstes auf, wenn Sie einen Bewerbungsprozess aus Sicht der Bewerbenden betrachten? 
Viele Bewerbende nehmen wahr, dass sich in den letzten Jahren einiges verbessert hat. Stelleninserate sind heute oft ansprechender, verständlicher und näher an den Bewerbenden formuliert. Da hat sich unglaublich viel getan. Auch die Kommunikation während des Bewerbungsprozesses wirkt vielerorts persönlicher und wertschätzender als früher.

Das klingt durchaus positiv. Gibt es auch Aspekte, welche den Bewerbenden missfallen? 
Da lasse ich die Bewerbenden gerne gleich selbst sprechen: Erst kürzlich sagte eine zu mir: «Wenn ich bei einer Plattform sämtliche Angaben nochmals von Hand erfassen muss, bin ich raus.» Und ein anderer meinte: «Das Stelleninserat war modern und ansprechend getextet, aber auf meine Bewerbung bekam ich keine Reaktion – nicht mal eine Absage!».

Stimmen wie diese höre ich immer wieder. Obwohl Unternehmen heute oft digitale Hilfsmittel nutzen, sind manche Bewerbungsprozesse noch immer unnötig kompliziert. Und besonders problematisch ist natürlich das Ghosting, also wenn Bewerbende gar keine Antwort erhalten. Laut der jüngsten Umfrage von Indeed hat dieses Ghosting leider nochmals stark zugenommen.

Wo erleben Bewerbende heute die grössten Unsicherheiten im Bewerbungsprozess? 
Interessanterweise lautet eine der häufigsten Fragen derzeit: «Wenn das Stelleninserat in der Du-Form geschrieben ist – soll ich in der Bewerbung ebenfalls duzen?» Das zunehmende Du in Stelleninseraten verunsichert viele Bewerbende. Vor allem dann, wenn diese Ansprache im Bewerbungsprozess nicht konsequent gelebt wird und beim Vorstellungsgespräch plötzlich wieder das Sie gilt. 

Ausserdem berichten mir Stellensuchende immer wieder von einer schlecht getakteten Kommunikation. Nach der Eingangsbestätigung hören sie manchmal wochenlang nichts mehr. Andere erhalten bereits wenige Minuten nach dem Versand ihrer Unterlagen eine automatische Absage. Das verstärkt bei vielen den Eindruck, dass ihre Bewerbung gar nie von einem Menschen gelesen wurde. 

Entsprechend gross ist die Verunsicherung rund um ATS- und KI-Systeme. Viele befürchten, bereits im ersten Schritt aussortiert zu werden. Gleichzeitig begegne ich in meinen Coachings zahlreichen Missverständnissen zu diesem Thema. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen transparent kommunizieren und unbegründete Ängste abbauen.

Als Bewerbungscoachin sehen Sie beide Seiten: die Erwartungen der Bewerbenden und die Routinen der Arbeitgebenden. Wo prallen diese Welten besonders stark aufeinander? 
Vor allem bei der Absage. Bewerbende wünschen sich verständlicherweise eine möglichst konkrete Begründung. Sie möchten wissen, weshalb es nicht geklappt hat und was sie künftig verbessern können. Auf Unternehmensseite sieht es anders aus. Detaillierte Begründungen sind rechtlich heikel und bei grossen Bewerbungszahlen kaum umsetzbar. Deshalb kann nicht jede schriftliche Absage ausführlich erklärt werden. Anders ist es nach einem persönlichen Gespräch. Hier gehört für mich eine mündliche Absage mit einer ehrlichen Erklärung zu einem fairen Bewerbungsprozess dazu.

Viele Unternehmen schreiben, dass der Mensch im Mittelpunkt steht. Wo merken Bewerbende, ob das stimmt? 
Besonders aussagekräftig sind oft die kleinen Dinge. Wird beispielsweise nach einem Gespräch kurz angerufen, statt einfach eine Standard-E-Mail verschickt? Informiert das HR von sich aus über Verzögerungen? Gibt es statt einer allgemeinen HR-Adresse eine konkrete Ansprechperson für Fragen? Erhalten Bewerbende eine realistische Zeitangabe für den weiteren Ablauf? Werden sie am Empfang freundlich begrüsst und abgeholt?

Was ist aus Ihrer Sicht der häufigste Denkfehler von Unternehmen im Umgang mit Bewerbenden? 
Unternehmen betrachten den Bewerbungsprozess manchmal noch zu stark aus ihrer eigenen Perspektive. Sie überlegen, welche Informationen sie benötigen und welche Abläufe für sie effizient sind. Es lohnt sich aber auch zu fragen, wie sich der Prozess für Bewerbende anfühlt. Ich empfehle daher jedem Unternehmen, den eigenen Bewerbungsprozess einmal selbst zu durchlaufen.

ZUR PERSON

Andrea Kern ist als Job-Hackerin, Karrierecoachin und Wortstilistin bekannt und hat über 70 Fachartikel und ein Buch veröffentlicht. Vor ihrer Selbstständigkeit ist sie mit ihrer KERN-Bewerbungsmethode immer wieder erfolgreich quereingestiegen: von der Verwaltung in den Tourismus, dann ins Marketing und später in die Erwachsenenbildung und ins HR. Seit 2013 coacht sie mit ihrer Firma Wort & Stil Stellensuchende und leitet Kurse und Seminare rund um Schreib- und Bewerbungsthemen. Als Frühaufsteherin joggt sie oft mit Hündin Luna morgens durch den Wald und liebt das Bergwandern und Skifahren mit ihrer Familie.

Dies ist eine gekürzte Fassung des Interviews. Lesen Sie das ganze Gespräch in der aktuellen Printausgabe.