In Hinblick auf den Welttag der Produktivität am 20. Juni hat Dropbox in Zusammenarbeit mit YouGov 1.196 Voll- und Teilzeitbeschäftigte in Deutschland zu den größten Problemen der modernen Arbeitswelt befragt - und dazu, was sie wirklich brauchen, um sich produktiv zu fühlen und nicht nur Aufgabenlisten abzuhaken.

• Mitarbeitende werden mit Arbeit überhäuft, die es ihnen schwer macht, Aufgaben zu erledigen. Ein Viertel der Arbeitnehmenden (25 %) gab an, 6 bis 10 Stunden pro Woche nur mit Verwaltungsaufgaben wie E-Mail, Terminplanung und Dokumentenbearbeitung zu verbringen.
• Mitarbeitende haben nicht annähernd genug Spielraum für sinnvolle, kreative Arbeit. Nicht einmal die Hälfte (46 %) der befragten berufstätigen Erwachsenen in Deutschland gaben an, dass sie genug Zeit für Arbeit haben, mit der sich eigentlich die Produktivität und das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeitenden steigern ließe.
• Mitarbeitende wollen mehr Möglichkeiten, am Arbeitsplatz etwas zu bewirken. Die Betreuung von Kollegen und Kolleginnen (32 %), das Erlernen neuer Fähigkeiten (37 %) und das Erhalten von Feedback (44 %) wurden jeweils als die wichtigsten Faktoren für ein Gefühl von Erfolg oder Produktivität genannt.

Diese Ergebnisse verdeutlichen eine allgemeine Herausforderung in der modernen Arbeitswelt: Die Menschen möchten einen sinnvollen Beitrag leisten, aber die sie umgebenden Instrumente und Systeme reichen oft nicht aus. Was also muss sich ändern? Ganz gleich, ob es um die Einführung neuer KI-Tools oder um flexible Arbeitsmodelle wie Virtual First geht: Um Raum für Kreativität und strategisches Denken zu schaffen, muss man verstehen, wie Menschen ihre Zeit tatsächlich verbringen.

Mitarbeitende brauchen mehr Raum für kreative Arbeit
Die Umfrage in Zusammenarbeit mit YouGov hat ein bemerkenswertes Ergebnis erbracht: Weniger als die Hälfte der deutschen Arbeitnehmenden (46 %) geben an, dass sie genügend Zeit haben, um sich auf kreative Aufgaben zu konzentrieren. Nur ein kleiner Teil von ihnen - gerade einmal 16 % - gibt an, dass sie ein paar Mal pro Woche kreative Ideen bei der Arbeit vorschlagen. Und fast ein Drittel (28 %) gibt an, dass sie sich bei der Arbeit im Allgemeinen weniger kreativ fühlen.

Betrachtet man die Zeit, die sie für sinnvolle oder wirkungsvolle Arbeit im Allgemeinen aufwenden, wird das Bild noch klarer: Eine beträchtliche Anzahl dieser Arbeitnehmenden, 49 %, gibt an, 0 bis 5 Stunden pro Woche in strategischen Besprechungen oder Entscheidungsfindungssitzungen zu verbringen, bei 12 % sind es 6 bis 10 Stunden pro Woche.

Und auf die Frage nach der Zeit, die sie für die Entwicklung neuer Ideen oder für tiefgründigere Arbeiten aufbringen, gaben etwas mehr als ein Drittel an, dass sie wöchentlich nur fünf Stunden oder weniger damit verbringen. Kein Wunder, dass eine von Dropbox gesponserte Studie von Economist Impact ergab, dass 42 % der Menschen in der Regel nicht mehr als eine Stunde für produktive Arbeit ohne Unterbrechungen aufwenden können.

Arbeitnehmende werden überschwemmt mit wiederkehrenden Arbeiten
Über ein Drittel (39 %) der Befragten gibt an, dass sie bis zu fünf Stunden pro Woche nur mit Verwaltungsaufgaben wie E-Mail, Terminplanung und Dokumentenbearbeitung verbringen. Ein Viertel (25 %) investiert sogar noch mehr Zeit, nämlich 6-10 Stunden pro Woche.

Aufgaben wie Informationsbeschaffung und Datenverarbeitung nehmen ebenfalls einen großen Teil der Arbeitswoche in Anspruch. Etwa 42 % der Befragten geben an, dass sie bis zu fünf Stunden pro Woche für diese Aufgaben aufwenden und weitere 20 % sagen, dass sie sechs bis zehn Stunden in diese Tätigkeiten investieren.

Noch aussagekräftiger ist vielleicht, dass sich viele deutsche Arbeitnehmende trotz all der aufgewendeten Zeit noch immer nicht vollständig für ihre Aufgaben gerüstet fühlen. Nur 23 % stimmen voll und ganz zu, dass sie über die Ressourcen und Werkzeuge verfügen, die sie für eine effektive Arbeit benötigen. Und wenn es um Zeit geht, sind ebenfalls nur 23 % fest der Meinung, dass sie genug davon haben, um ihre Arbeit zu erledigen. Diese Diskrepanz zwischen Bedürfnissen und Ressourcen ist mehr als ein Produktivitätsproblem - es ist ein Problem des Wohlbefindens, das sich auf die Arbeitsmoral, die Mitarbeiterbindung und die Leistung auswirkt.

Mehr Fokus für bessere Wirkung
Wenn Mitarbeitende zusätzliche Zeit haben, wollen sie diese sinnvoll nutzen. Aktivitäten wie die Unterstützung von Teammitgliedern (32 %), das Erlernen neuer Fähigkeiten (37 %) und das Erhalten von Feedback (44 %) wurden im Schnitt von den Befragten als die wichtigsten Faktoren für ein Gefühl des Erfolgs oder der Produktivität genannt. Auf die Frage, was sie mit einer zusätzlichen Stunde an ihrem Arbeitstag tun würden, gaben jeweils 13 % an, dass sie in die berufliche Entwicklung investieren und sich mit Kollegen austauschen würden.

Mit anderen Worten: Wenn die Mitarbeitenden das Gefühl haben, etwas bewirken zu können, fühlen sie sich wohl. Und dafür braucht man nicht nur Zeit, sondern auch die richtigen Werkzeuge. Etwas über ein Drittel der Befragten (40 %) gab an, dass sie offen für den Einsatz von KI-Tools wären, wenn sie dadurch bis zu vier Stunden pro Woche einsparen könnten. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage unter Dropbox-Mitarbeitenden ergab, dass 96 % der Befragten KI für die Suche nach Informationen, für Brainstormings, Programmieren, Dokumentation und das Verfassen von Nachrichten nutzen und dabei durchschnittlich 7,9 Stunden pro Woche einsparen.

Wenn es darum geht, produktiver zu sein, ist weniger tatsächlich mehr. Ob durch neue Arbeitsmethoden oder die Nutzung der neuesten KI-Tools - die eingesparten Stunden sind nur der Anfang. Indem Menschen intelligentere Wege finden, ihre Zeit zu nutzen - zum Nachdenken, für besseren Fokus und zur Zusammenarbeit - können sie mehr von dieser Energie in kreative, wirkungsvolle Arbeit stecken.

(Ein Beitrag von Dropbox)