Hand aufs Herz: Die Suche nach Personalunterlagen, die Erzeugung von HR-Dokumenten oder die Erstellung und Prüfung der Entgeltabrechnung sind Tätigkeiten, die im SAP-Standard mitunter sehr aufwändig sind. Dabei leiden viele Personalabteilungen unter Dauerstress. Die Sage-Studie „HR im Wandel“ zufolge geben 91% der Personaler in mittelständischen Unternehmen an, ständig gestresst zu sein, und 97% erklären: „Die Arbeitsbelastung im Personalwesen ist zu gross“. 

Lösungen wie SAP SuccessFactors und SAP HCM bietet eine gute Grundlage für die Digitalisierung im HR für eine effiziente Personaladministration – doch zum Spitzenreiter aufzusteigen, bedarf es mehr. Mit den richtigen Add-Ons aus einer Hand lassen sich Abrechnungs- und Prüfprozesse sowie die Arbeit mit HR-Dokumenten massiv vereinfachen.

Ein Beispiel für ein Unternehmen, dass diesen Weg geht, ist die SwissP Defence AG. Der europäische Marktführer für Kleinkalibermunition für Armee und Behörden mit Hauptsitz in Thun/CH verwaltet die Personaldokumente seiner rund. 400 Beschäftigten seit 2022 mit der Digitalen Personalakte Centric Employee File. Was die SAP-Landschaft angeht, arbeitet die Personalabteilung des Waffenproduzenten derzeit noch hybrid, teils mit dem alten SAP HCM (Payroll und Zeitmanagement), teils mit SAP SuccessFactors. 

Für die Personalakte von Centric spielt dies keine Rolle, sie ist in beiden Welten zu Hause. Die sieben Beschäftigten in der Personalabteilung arbeiten in verschiedenen Gebäuden, viele auch im Home-Office. Da ist es ein grosser Vorteil der elektronischen Personalakte, dass Dokumente von überall her zugänglich sind. Die HR-Kräfte erleben das neue System als einfach und intuitiv anwendbar; langwierige Schulungen waren nicht notwendig. Gedruckte Dokumente werden – gesteuert über einen Barcode – automatisch in das entsprechende Personaldossier eingestellt. Das nimmt der Personalabteilung unnötige Schritte ab – ein Digitalisierungseffekt, der die Personalprozesse ungemein vereinfacht. 

Auch Centric Document Builder hat Swiss P eingeführt: Dank seiner tiefen SAP-Integration unterstützt dieses Werkzeug zur prozess-gestützten Dokumentenerstellung Automatisierungen und Workflows. Textbausteine und die Integration von Stammdaten aus SAP HCM und SAP SuccessFactors erleichtern die Arbeit, während man weiterhin wie gewohnt in Microsoft Word arbeitet. 

Ab dem Eintrittsprozess wird so inzwischen der gesamte Lebenszyklus eines Mitarbeiters vom Start an einer neuen Stelle über Schritt wie die berufliche Weiterbildung im Zuge der Karriere bis hin bis zum Ausscheiden über vorgefertigte Dokumente abgewickelt – im Zusammenspiel mit der elektronischen Personalakte ist das ein Vorzeige-Set-up für die moderne HR-Arbeit eines innovativen Schweizer Mittelständlers.

Schweizer Unternehmen setzen ebenfalls bereits auf die Audit & Compliance-Lösungen von Centric – ein Satz von Tools, der Prüfprozesse rund um die Entgeltabrechnung vereinfachen. Dazu stehen den Entgeltverantwortlichen in den Unternehmen 300 für die Schweiz vordefinierte Prüfregeln bereit. Mit dem Centric-Tool PLK_CH/PLX können sie zudem auch eigene Prüfregeln in den Prozess integrieren.

Vom breiten Portfolio von Centric profitieren die Kunden, denn beim Veredeln des SAP-Systems möglichst viele Lösungen aus einer Hand zu erhalten, bietet viele Vorteile. Lösungen verschiedener Anbieter arbeiten mitunter nicht reibungslos zusammen. Bei auftretenden Problemen kann es schwierig sein, die Verantwortlichkeit zwischen den Anbietern zu klären. Mit vielen Centric-Lösungen ist es dagegen möglich, auch Tool-übergreifend Prozesse zu optimieren. Beispiel Leasing: Beantragt ein Mitarbeiter ein Auto- oder ein Fahrradleasing, können die Zustimmung des Arbeitgebers und die Details des Leasings in der Digitalen Personalakte Centric Employee File gespeichert werden. Das Prüftool PLK_CH/PLX von Centric wird dann genutzt, um die Entgeltumwandlung und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen zu prüfen. Beispiel Gehaltserhöhung: Wird eine Anhebung vereinbart, kann die Vereinbarung in der digitalen Personalakte gespeichert werden. PLK_CH/PLX wird verwendet, um die korrekte Erfassung der neuen Gehaltsdaten im SAP- System zu prüfen.

Wie gross das Entlastungspotential für HR ist, wenn Centric-Add-Ons den SAP-Standard veredeln, zeigt ein Beispiel aus Deutschland: Seit Herbst 2022 arbeiten die insgesamt rund 30 HR-Beschäftigten aus den Personalabteilungen bei ebm-papst in Mulfingen täglich aktiv mit der Centric Employee File. Direkt aus dem HR-System springen sie in die Personaldokumente ab. Die neue Arbeitsweise sorgt bei den Personalern für massive Entlastung, „Unser Ziel war es, Personalprozesse zu digitalisieren und zu verschlanken“, sagt Andreas Hosch, Director Payroll & Administration bei ebm-papst Mulfingen. „Dies ist uns mit der neuen Lösung vollständig gelungen. Wir realisieren nun bei vielen täglichen Arbeitsabläufen Zeitersparnisse von 80 bis 90 Prozent.“ Die Anschaffung weiterer SAP-Add-ons von Centric wird nun auch bei ebm-papst geprüft. Andreas Horsch: „So bekämen wir alles aus einer Hand, wie bei keinem anderen Anbieter.

(Advertorial von Centric)