Warum Payroll fehleranfällig bleibt

Lohnabrechnung ist hochgradig automatisiert – und gleichzeitig abhängig von der Qualität zahlreicher Stamm- und Bewegungsdaten. Falsche organisatorische Zuordnungen, nicht gepflegte Änderungen des Beschäftigungsgrades, fehlerhafte Sozialversicherungsmerkmale oder doppelt erfasste variable Vergütungen können zu falschen Abrechnungsergebnissen führen, obwohl das Payroll-System technisch korrekt arbeitet.

In der Praxis werden solche Fehler häufig erst spät sichtbar. Bei Nolte Küchen konnten trotz manueller Abrechnungskontrollen beispielsweise Lücken in den Stammdaten unentdeckt bleiben. Bei der Funke Media Group wurden Fehler teilweise erst nach dem Abrechnungslauf erkannt, etwa wenn variable Vergütung doppelt ausgezahlt worden war. Die Folge: Zeitdruck, Korrekturaufwand und gegebenenfalls Rückrechnungen.

Das Grundproblem lautet daher: Die Kontrolle eines fertigen Abrechnungsergebnisses ist noch kein präventives Kontrollsystem.

Schweizer Payroll hat zusätzliche Besonderheiten

Für Schweizer Unternehmen erhöht sich die Komplexität durch das Zusammenspiel von Bundesrecht, kantonalen Regelungen und versicherungsspezifischen Vorgaben.

Zusätzliche Anforderungen entstehen durch die unterschiedlichen Monats- und Jahresmodelle der Kantone. Selbst die Behandlung des 13. Monatslohns ist in den Quellensteuerrichtlinien ausdrücklich geregelt und muss im Zeitpunkt der Auszahlung berücksichtigt werden. Auch Sozialversicherungen und berufliche Vorsorge bringen zahlreiche Parameter mit sich. AHV, IV, EO und ALV, Unfallversicherung, Familienzulagen sowie die zweite Säule greifen auf unterschiedliche Bemessungsgrundlagen und Regelwerke zurück. Familienzulagen und deren Finanzierung weisen zudem kantonale Unterschiede auf.

Zusätzliche Komplexität entsteht durch Grenzgänger und grenzüberschreitendes Homeoffice. Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Regeln können dabei auseinanderfallen. Gleichzeitig werden Meldungen an Behörden und Versicherungen beispielsweise über den Swissdec-Lohnstandard ELM zunehmend digitalisiert. Das reduziert zwar Übertragungsaufwand, macht korrekte Ausgangsdaten aber umso wichtiger.

Nicht mehr Stichproben, sondern systematische Kontrollen statt Stichproben

Entscheidend ist daher nicht mehr nur die Frage, welche Abrechnungen kontrolliert werden, sondern welche Risiken systematisch bei allen relevanten Personalfällen geprüft werden sollen.

Genau darauf zielen die Audit-&-Compliance-Werkzeuge von Centric. Für die Schweiz werden drei Funktionen kombiniert: MADAP_PA prüft die Datenbasis, PLK_CH kontrolliert die Lohnabrechnung und PLX organisiert die Bearbeitung und Dokumentation erkannter Auffälligkeiten.

MADAP_PA: Fehler erkennen, bevor sie Payroll-Fehler werden

MADAP_PA setzt bereits bei den Personalstammdaten in SAP HCM und SAP SuccessFactors Employee Central an. Das Tool erkennt fehlerhafte, unvollständige oder widersprüchliche Daten und kann unter anderem Vertragsdaten, Arbeitszeitmodelle oder weitere betriebsspezifische Informationen prüfen. Auch der Abgleich von SAP-HCM- und SuccessFactors-Daten sowie die Validierung bei Migrationen werden unterstützt.

Eine besondere Stärke liegt in der flexiblen Konfiguration. Unternehmen können eigene Prüfregeln ohne Programmierung definieren. Centric stellt dazu Funktionsbausteine und einen aus Kundenprojekten entstandenen Katalog von Prüfhinweisen bereit.

Fehler werden erkannt, bevor sie überhaupt in die Lohnabrechnung gelangen.

PLK_CH: Abrechnung automatisiert prüfen

PLK_CH wurde speziell für die Schweizer Lohnabrechnung entwickelt und enthält mehr als 300 vordefinierte Prüfregeln, unter anderem für Steuern, Sozialversicherungen und berufliche Vorsorge.

Geprüft werden können sowohl bereits vorhandene Abrechnungsergebnisse als auch Ergebnisse einer integrierten Abrechnungssimulation. Dadurch lassen sich Fehler erkennen, bevor der eigentliche Lohnlauf abgeschlossen ist. Zusätzlich können Unternehmen eigene Plausibilitäts- und Lohnartenprüfungen konfigurieren. Der gesamte Prüfprozess wird historisiert dokumentiert.

Statt Kontrollen unmittelbar vor dem Auszahlungstermin zu bündeln, lassen sich Prüfungen über den Monat verteilen. Bei Nolte Küchen werden beispielsweise automatisierte Prüfläufe am 10. und 20. des Monats durchgeführt. Fehler können dadurch früher bearbeitet werden.

PLX: Aus Hinweisen wird ein kontrollierter Prozess

Allerdings gilt es auch, sicherzustellen, dass erkannte Auffälligkeiten tatsächlich bearbeitet werden.

Hier setzt PLX an. Das Personal-Sachbearbeiter-Cockpit führt Hinweise aus PLK und MADAP_PA in einer zentralen Oberfläche zusammen. Ein Ampelverfahren zeigt Art und Bearbeitungsstatus der Hinweise.

Optional lässt sich ein Vier-Augen-Prinzip nutzen, sodass Bearbeitung und Freigabe getrennt werden können. Gleichzeitig wird dokumentiert, wie ein Fall bearbeitet wurde. Das verbessert die Nachvollziehbarkeit gegenüber interner Revision und Wirtschaftsprüfung.

Bei der Funke Media Group werden Fehler- und Plausibilitätshinweise damit beispielsweise als Arbeitslisten im Cockpit bereitgestellt und automatisch nach Tätigkeitsfeldern verteilt. Sachbearbeitende können direkt aus dem Hinweis in den betreffenden SAP-Datensatz springen.

Mehrwert durch Zusammenspiel

Durch die Bündelung der drei Werkzeuge, die unterschiedliche decken Kontrollstufen abdecken, entsteht ein durchgängiger Kontrollkreislauf von der Datenqualität über die Abrechnung bis zur Bearbeitung.

Das ist der wesentliche Unterschied zwischen einem einzelnen Prüftool und einem internen Kontrollsystem für Payroll. Ein Abrechnungscheck kann beispielsweise feststellen, dass ein Nettolohn ungewöhnlich hoch ist. Im Zusammenspiel der Lösungen kann zusätzlich untersucht werden, ob die Ursache in den Stammdaten liegt, der Fall einem Verantwortlichen zugeordnet und die Korrektur dokumentiert werden.

Centric bietet PLK_CH, MADAP_PA und PLX für Schweizer Kunden dahr gemeinsam als SAP HCM Audit & Compliance Paket an. Der Vorteil liegt nicht nur in Paketkonditionen. Die Lösungen sind aufeinander abgestimmt, in SAP integriert und arbeiten mit einer gemeinsamen Prozesslogik.

Damit lassen sich typische Brüche vermeiden, die bei getrennten Lösungen entstehen können: unterschiedliche Benutzeroberflächen, verschiedene Prüf- und Dokumentationslogiken oder unklare Zuständigkeiten. 

Automatisierte Prüfungen ersetzen weder Fachwissen noch klare Verantwortlichkeiten. Payroll-Fachpersonen müssen nicht mehr in Tausenden korrekten Datensätzen nach einzelnen Fehlern suchen, sondern können sich auf die tatsächlich auffälligen Fälle konzentrieren.

Centric empfiehlt für die gemeinsame Einführung ein dreitägiges Schulungs- und Implementierungspaket zum Festpreis. Gleichzeitig kann das Kontrollsystem schrittweise aufgebaut werden. Unternehmen müssen nicht sofort jede denkbare Regel aktivieren, sondern können mit relevanten Prüfungen beginnen und das Regelwerk laufend erweitern.

Weitere Informationen zu den DACH-Paketen von Centric finden Sie hier

(Ein Beitrag von Centric; Autor: Steven Wernike, Geschäftsführer Centric IT Solutions)