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Interne Kommunikation: Der erfolgsentscheidende Faktor

Ein Unternehmen ist dann erfolgreich, wenn nicht nur die externe, sondern auch die interne Kommunikation stimmt: Denn ist die interne Kommunikation unklar geregelt, kommt es zu Missverständnissen im Betrieb und mitunter sogar zu fehlerhaften Produkten oder Dienstleistungen. Führungskräfte sollten genau wissen, wie sie angemessen kommunizieren und welche Kanäle für welche Ankündigungen am besten funktionieren.

Von: Mathias Liechti / COMM  Teilen Kommentieren 

Mathias Liechti / COMM

Mathias Liechti ist seit 2018 Chefredaktor von personalSCHWEIZ. Der Kommunikator FH hat sich in diversen Tätigkeiten bei Tageszeitungen und Onlineportalen ein breites publizistisches Know-how angeeignet.

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Wird klar kommuniziert, kann ein Unternehmen erfolgreich arbeiten. Informationen müssen verständlich und über geregelte Wege an die entsprechenden Mitarbeiter geleitet werden. Denn erhalten Angestellte falsche oder unvollständige Informationen, kommt es oft zu Fehlern bei der Auftragsbewältigung oder Produktion.

Mitarbeiterkommunikation hat zudem auch eine soziale Funktion und kann grossen Einfluss auf die Motivation und damit auf die Arbeitsleistung haben. Vor allem dann, wenn die Arbeit stressig ist, ein Unternehmen Krisen überwinden oder eine strategische Neuorientierung durchführen muss, ist es wichtig, dass die Angestellten Anlaufstellen für Fragen und Bedürfnisse haben.

Eine gute interne Kommunikation trägt auch dazu bei, dass sich Mitarbeiter stärker mit der Firma identifizieren - dadurch wird eine engere Bindung geschaffen. Interne Kommunikation sollte zudem keinesfalls einseitig, sondern im Dialog stattfinden. Je nachdem, in welcher Branche das Unternehmen tätig ist, sollten dabei aktuelle Kommunikationstrends berücksichtigt werden.

Persönliche Gespräche und Meetings

Persönliche Gespräche sind eine wichtige Massnahme, um Mitarbeiter zu motivieren und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu steigern. Wenn sich Führungskräfte die Zeit nehmen, sich mit ihren Angestellten zusammenzusetzen, vermitteln sie ihnen das Gefühl, ein wichtiger Teil der Firma zu sein. Insbesondere angesichts der zunehmend digitalisierten Kommunikation gewinnt das persönliche Gespräch an Wert. Personalgespräche sollten dabei mehr sein als bürokratische Beurteilungs- und Gehaltsgespräche. Sie sind nämlich auch eine hervorragende Möglichkeit, dem Mitarbeiter Wertschätzung entgegenzubringen. Solche Gespräche eignen sich zudem auch für die Kommunikation neuer Regelungen oder für umfangreiche Briefings (die natürlich zusätzlich in einer schriftlichen Zusammenfassung vorliegen sollten), aber ebenso für die Besprechung schwieriger Themen oder um Kritik zu äussern.

Ankündigungen tiefgreifender Veränderungen oder solche Informationen, die alle Mitarbeiter gleichermassen betreffen, sollten von der Führungsebene persönlich bei einem Firmenmeeting oder einer Betriebsversammlung mitgeteilt werden. Die Anwesenheit der Führungsebene spielt besonders bei weniger erfreulichen Nachrichten eine wichtige Rolle. Sie zeigt, dass sich die Chefetage nicht versteckt und sich auch womöglich unangenehmen Fragen der Mitarbeiter stellt.

Schriftliche Kommunikation

Die schriftliche Kommunikation ergänzt im Optimalfall den mündlichen Informationsfluss. Vor allem, wenn Mitteilungen umfangreich sind, ist es ratsam, die Informationen zusätzlich als schriftliches Dokument für die Angestellten bereitzustellen. Moderne Mittel der schriftlichen Kommunikation sind E-Mails, Newsletter, Skype-Chats und das Intranet. Aber auch klassische Kanäle wie Aushänge am sogenannten «Schwarzen Brett» haben durchaus noch ihre Berechtigung. Auch die Mitarbeiterzeitung ist weiterhin in vielen Unternehmen verbreitet.

Im Zeitalter der Digitalisierung, in dem fast alle schriftlichen Informationen auf dem Bildschirm gelesen werden (oder schlimmstenfalls in der täglichen E-Mail-Flut untergehen), fallen Druckerzeugnisse umso stärker auf. Wer also besondere Aufmerksamkeit auf einen Event lenken möchte, kann dies beispielsweise mit dem Druck von Flyern tun. Auch Firmenreglements, Briefings oder Formulare sollten in schriftlicher Form existieren und dem Angestellten zugänglich sein. Einige Mitteilungen können auch an Pinnwänden an einer zentralen und für alle Mitarbeiter zugänglichen Stelle ausgehängt werden.

Welche Informationskanäle für welchen Zweck?

Betriebsversammlungen und persönliche Gespräche

Wichtige Nachrichten sollten immer persönlich übermittelt werden. Sind hingegen alle Angestellten gleichermassen betroffen, ist eine Versammlung der gesamten Firma das angemessene Kommunikationsmittel, denn so erreicht die Mitteilung alle Mitarbeiter gleichzeitig. Informationen, die Einzelpersonen betreffen, sollten in Einzelgesprächen übermittelt werden. Das Face-to-Face-Gespräch sollte übrigens nicht nur der Verhandlung von Gehalt und Zielsetzungen oder der Arbeitsbeurteilung dienen. Es ist auch eine hervorragende Plattform für Motivation und Wertschätzung.

E-Mails und Chats

In vielen Unternehmen läuft der grösste Teil der internen Kommunikation über Chats und E-Mails ab. Diese Kanäle sind schnell, haben eine grosse Reichweite und sind einfach zu handhaben. Allerdings bergen sie die Gefahr, dass Nachrichten in vollen Postfächern oder sehr belebten Chats übersehen werden. Wer E-Mails zur Weitergabe wichtiger Informationen nutzt, sollte sicherstellen, dass diese von den entsprechenden Empfängern auch tatsächlich gelesen werden. Für den alltäglichen und zügigen Informationsfluss eignen sie sich allerdings optimal.

Mitarbeiterzeitung

In Zeiten, in denen hauptsächlich digital kommuniziert wird, stechen Printmedien besonders heraus. Mitarbeiterzeitungen sind immer noch sehr beliebt und werden insbesondere für ihr Storytelling geschätzt.

Briefe und Flyer

Briefe eignen sich hervorragend für persönliche Anschreiben, Flyer für die Ankündigung besonderer Firmenevents. Für den alltäglichen Kommunikationsfluss sind sie aber eher ungeeignet, da insbesondere im Vergleich zu digitalen Kommunikationsmitteln der Versand relativ langsam ist und ausserdem noch Druckkosten entstehen.

Pinnwand oder Schwarzes Brett

Die Kommunikation über Aushänge ist kostengünstig und leicht umsetzbar. Sie eignet sich vor allem für Unternehmen, bei denen alle Mitarbeiter an einem Standort arbeiten. In Krisensituationen sollte allerdings nicht über diese Kanäle kommuniziert werden: Zum einen sind Pinnwände und Schwarze Bretter sehr unpersönlich; zum anderen können Führungskräfte kaum nachvollziehen, ob die Nachrichten tatsächlich von allen Mitarbeitern gelesen wurden.

Mitarbeiter-App

Eine App ist eine moderne, leistungsstarke Lösung für die Kommunikation mit Mitarbeitern. Sie ist effektiv, schnell und vielseitig nutzbar und eignet sich vor allem für den Einsatz in technikaffinen Unternehmen.

Intranet

Ein Intranet ist meist nur über eine mitunter zeitaufwendige Authentifizierung zugänglich. Es ist jedoch sinnvoll in Unternehmen mit mehreren Standorten, die Informationen über ein Intranet zu bündeln.

Der Mix macht's

Eine erfolgreiche interne Kommunikation funktioniert am besten, wenn verschiedene Kanäle zweckgerichtet benutzt werden. Um zu vermeiden, dass Angestellte Informationen überlesen, ist es wichtig, Firmenstandards festzulegen. Die wichtigsten Informationen sollten immer über denselben Kanal herausgegeben werden. Mitarbeiter wissen dann, dass dieser Kommunikationskanal zu priorisieren ist. Genauso sollten Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich bei Bedarf Gehör zu verschaffen und schnell den richtigen Ansprechpartner zu finden.

Bei der Entscheidung, welcher Kanal für den Austausch welcher Informationen genutzt wird, sollte stets bedacht werden, dass ein direkter Dialog zwischen Führungskräften und Personal die optimale Form der Kommunikation ist.

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Flickr Communication is the keySebastien Wiertz CC BY 2.0 Bestimmte Rechte vorbehalten.

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