Montagmorgen in einem Schweizer Unternehmen. Anna aus dem HR-Team bereitet die Verträge für neue Mitarbeitende vor. Die Stammdaten stehen längst in SAP SuccessFactors. Trotzdem beginnt jetzt die eigentliche Detailarbeit: Welche Vorlage gilt? Welche Textbausteine braucht der Vertrag? Wer gibt ihn frei? Wer unterschreibt? Und wo landet das fertige Dokument danach?

Genau an solchen Übergängen zeigt sich, wie digital HR wirklich arbeitet. Eine zentrale Plattform schafft eine gemeinsame Datenbasis. Effizienz entsteht aber erst, wenn auch die Prozesse darauf zusammenspielen: Dokumente erstellen, Freigaben steuern, Signaturen einholen, Personaldossiers aktuell halten oder Abrechnungsdaten kontrollieren.

Auf diese «letzte Meile» konzentriert sich aemplic, das bisherige Centric Deutschland. Als SAP-Partner entwickelt das Unternehmen spezialisierte Anwendungen auf der SAP Business Technology Platform, mit SAP Joule als Layer für die kommenden AI-Innovationen. Sie nutzen SAP-Daten, Ereignisse, Rollen und Berechtigungen für konkrete HR-Prozesse, bleiben technisch aber vom SAP-Kern getrennt. Employee File und Document Builder sind von SAP zertifiziert und tragen zudem den Spotlight+-Status im SAP Store.  

Wenn aus Daten ein Prozess wird

Wie das in der Schweiz aussehen kann, zeigt CH Media. Das Medienunternehmen führte SAP SuccessFactors und Employee File parallel ein und ergänzt die digitale Personalakte mit Document Builder und elektronischer Signatur. Inzwischen nutzt CH Media 30 Dokumentvorlagen auf Deutsch und Französisch. Aktuelle Stammdaten fliessen direkt aus SAP HCM oder SuccessFactors in die Dokumente; Workflows steuern die nächsten Schritte, DocuSign übernimmt die Signatur und fertige Unterlagen landen automatisch im Personaldossier. 

Der Nutzen zeigt sich an kleinen Prozessen besonders deutlich. Bei einem Workflow zur Erstattung von Weiterbildungskosten spart CH Media nach eigenen Angaben 30 bis 50 Prozent der bisherigen Bearbeitungszeit. Wo früher gescannt, per E-Mail weitergeleitet und der richtige Adressat gesucht wurde, führt heute ein definierter Ablauf durch den Prozess. 

Ein digitales PDF allein macht eben noch keinen digitalen Prozess. Erst wenn Daten, Vorlage, Freigabe, Signatur und Ablage zusammenspielen, verschwindet Routinearbeit.

Auch Mehrsprachigkeit und die Internationalisierung der Organisation wird durch die Lösungen abgedeckt. Ein Schweizer Familienunternehmen etwa führte Employee File zunächst in Deutschland und der Schweiz ein. Eine vierstellige Zahl vollständig digitalisierte Personaldossiers liegen inzwischen im System. Das Unternehmen kann dabei Rollen und Berechtigungen aus SuccessFactors weiterverwenden, statt sie für die digitale Akte nochmals aufzubauen. Die Lösung unterstützt mehrere Sprachen und wird schrittweise international ausgerollt. 

Schweizer Payroll: Komplexität steckt im Detail

Auf der Dokumentenseite geht es vor allem um Tempo und durchgängige Abläufe. In der Payroll rückt eine andere Frage in den Mittelpunkt: Wie erkennt ein Team die wenigen Fälle, die nicht stimmen?

Diese Aufgabe ist in der Schweiz besonders anspruchsvoll. Arbeitgeber müssen unter anderem Quellensteuer korrekt vom Lohn abziehen und an die zuständige kantonale Steuerverwaltung überweisen. Die Tarife werden kantonal geführt; auch Grenzgängerinnen und Grenzgänger können der Quellensteuer unterliegen. ESTV

Hinzu kommen Besonderheiten bei den Sozialversicherungen und Familienzulagen. Arbeitgeber und Arbeitnehmende leisten Beiträge unter anderem an AHV, IV, EO, ALV und berufliche Vorsorge; bei Familienzulagen unterscheiden sich Beitragssätze nach Kanton und Familienausgleichskasse.  

Auch die technischen Meldeverfahren entwickeln sich weiter. Für Quellensteuerdaten des Abrechnungsjahres 2026 verlangt Swissdec ELM 5.0 oder höher; seit März 2026 bildet ELM 6.0 die aktuelle Zertifizierungsbasis.  

Für Payroll-Teams bedeutet das: Systeme automatisieren viel – die fachliche Qualitätssicherung bleibt trotzdem eine Daueraufgabe.

Mehr als 300 Prüfregeln für die Schweiz

Für diese Anforderungen bietet aemplic ein eigenes Audit-&-Compliance-Paket Schweiz. Es kombiniert PLK_CH für die Prüfung der Lohnabrechnung, das Personal-Sachbearbeiter-Cockpit PLX und MADAP PA für Stammdatenprüfungen.

Mehr als 300 vordefinierte Prüfregeln adressieren speziell schweizerische Themen aus Steuern, Sozialversicherungen und beruflicher Vorsorge. Eigene Plausibilitäts- und Lohnartenprüfungen lassen sich ohne Programmierung ergänzen; komplexere Regeln können individuell erweitert werden. Das System protokolliert den Prüfprozess historisiert.  

So wird aus der punktuellen Stichprobe ein strukturierter Kontrollprozess. Das System lenkt die Aufmerksamkeit auf Auffälligkeiten – und das Payroll-Team entscheidet, welche davon tatsächlich Handlungsbedarf auslösen.

Wichtig ist dabei die Verbindung von Stammdaten und Payroll. Eine falsche organisatorische Zuordnung oder ein unvollständiger Datensatz bleibt vielleicht zunächst unauffällig, wirkt sich später aber auf die Abrechnung aus. Wer erst am Ende kontrolliert, sucht häufig nach Fehlern, die vorher schon sichtbar gewesen wären.

Schweizer HR braucht Spezialisierung – aber keine Insellösungen

Die Beispiele zeigen zwei Seiten derselben Entwicklung. CH Media und Vitra nutzen spezialisierte Dokumentenlösungen, ohne dafür ihre SAP-Datenwelt zu verlassen. Das Audit-&-Compliance-Paket Schweiz vertieft wiederum einen hochspezifischen Payroll-Prozess mit landesspezifischen Regeln.

Genau darin liegt der Unterschied zwischen Spezialisierung und Insellösung: Eine spezialisierte Anwendung darf fachlich tief gehen. Technisch sollte sie aber eng mit der zentralen HR-Plattform zusammenspielen.

Für aemplic verbindet sich darin auch die neue Marke. Der Name steht für «Automated Employee Lifecycle». Dokumente, Stammdaten und Payroll wirken aus Sicht eines Softwareportfolios wie getrennte Themen. Für Mitarbeitende sind sie unterschiedliche Momente desselben Arbeitsverhältnisses – vom Eintritt und Vertrag über Lohn und Änderungen bis zum Austritt.

Die letzte Meile der HR-Digitalisierung lässt sich deshalb auch für die Schweiz einfach beschreiben:

Wenn SAP eine Information bereits kennt, sollte niemand sie nochmals eintippen. Wenn ein Prozess weiss, wer als Nächstes handeln muss, sollte niemand hinterhermailen. Und wenn Daten auffällig sind, sollte Payroll davon erfahren, bevor daraus ein Abrechnungsproblem entsteht.

Genau dort wird aus einer digitalen HR-Plattform ein digitaler HR-Alltag. 

Mehr unter www.aemplic.com

(Eine Medienmitteilung von aemplic GmbH, früher: Centric IT Solutions GmbH/Centric Cloud Solutions GmbH)