Mehr Effizienz durch gezielte Ergänzung
Centric bietet unter anderem mit der Digitalen Personalakte (Centric Employee File) und dem Document Builder modulare und tief in SuccessFactors integrierte Lösungen, die sich auf das automatisierte Erstellen, Verwalten und Archivieren von Personaldokumenten fokussieren. Die Anwendungen greifen direkt auf SAP-Stammdaten zu, unterstützen automatisierte Prozesse und komplexe Workflows und bieten eine nutzerfreundliche Oberfläche – sowohl für HR-Abteilungen als auch für Führungskräfte und Mitarbeitende.

Im Vergleich zu anderen Drittanbietern überzeugt Centric durch ein hohes Mass an Flexibilität und ein wirtschaftlich attraktives Lizenzmodell. Diese Kombination macht Centric für viele Unternehmen zur bevorzugten Wahl bei der Erweiterung von SuccessFactors um dokumentenintensive Prozesse.

Erfolg in der Praxis: CH Media beschleunigt HR-Dokumentenprozesse
Ein Beispiel aus der Schweiz zeigt den konkreten Nutzen: Im Zuge der strategischen Entscheidung für SAP SuccessFactors als zentrale HR-Plattform hat CH Media, eines der führenden Medienunternehmen der Schweiz, auch die Dokumentenprozesse neu aufgestellt. Die bisher genutzte elektronische Personalakte eines Drittanbieters wurde durch die Centric Employee File ersetzt. Ergänzt wird diese durch den Centric Document Builder, der die Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und weiteren Dokumenten standardisiert und automatisiert.

Prozesse verschlanken, Compliance sichern
Ein zentrales Ziel des Projekts war es, den administrativen Aufwand in der Personalabteilung zu reduzieren und gleichzeitig die Qualität sowie Nachvollziehbarkeit der Dokumentation zu erhöhen. Mit den Centric-Lösungen gelang es, standardisierte Workflows für verschiedene HR-Prozesse zu etablieren. So konnten beispielsweise das Beantragen von Rückerstattungen für Weiterbildungen vollständig digitalisiert und durch automatisierte Workflows erheblich beschleunigt werden. Der administrative Aufwand für die Personalabteilung reduzierte sich dabei laut CH Media um bis zu 50 Prozent.

Die Einbindung von Führungskräften in Freigabeprozesse, die Volltextsuche über alle Dokumente hinweg sowie automatisierte Prüfmechanismen zur Sicherstellung der Dokumentenvollständigkeit tragen zu einer spürbaren Entlastung im Tagesgeschäft bei.

Enge Zusammenarbeit – schnelle Ergebnisse
Das Projekt wurde in enger Abstimmung mit Centric und lokalen SuccessFactors-Partnern umgesetzt. Die Zusammenarbeit zeichnete sich durch klare Abstimmungen, hohe Umsetzungsqualität und einen pragmatischen Lösungsansatz aus. Die HR-Abteilung von CH Media profitiert seither nicht nur von kürzeren Bearbeitungszeiten, sondern auch von einem modernen, digitalen Arbeitsumfeld, das die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben zuverlässig unterstützt.

Tiefe Integration als Vorteil
Die tiefe Integration der Centric Employee File und SAP SuccessFactors war auch für das Möbelunternehmen Vitra ein wichtiger Faktore bei der Anbieterauswahl. So können beispielsweise Stammdaten aus SAP und SuccessFactors automatisch in die digitale Personalakte übernommen werden. Auch die Implementierung und Administration wird dadurch erleichtert, wie Vladimir Khatlamadjian, der für SuccessFactors verantwortliche IT-Experte von Vitra, erklärt. „Wir können das Rollen- und Berechtigungskonzept von SuccessFactors auch für das Centric Employee File nutzen und müssen daher nicht alles doppelt konfigurieren.“

Die Verfügbarkeit verschiedener Sprachpakete war bei der Softwareauswahl ebenfalls ein wesentlicher Pluspunkt der Centric-Lösung. Für die Mitarbeitenden hat Vitra die digitale Personalakte von Centric eingeführt, die dank ihrer Mehrsprachigkeit international und auch für weniger gängige wie Finnisch oder Japanisch eingesetzt werden kann.

Weil sämtliche Personaldokumente an einer Stelle verfügbar und benötigte Unterlagen mit wenigen Klicks zusammengestellt bzw. abgespeichert sind, entfallen vor allem im Bereich HR Services viele Routinen wie Aktenausleihe, Suchen, Kopieren oder der Gang ins Archiv. Damit gehören auch die typischen Ablagestapel auf dem Schreibtisch der Vergangenheit an, und die Personalakte ist immer vollständig und aktuell.

Beschleunigte HR-Prozesse
Durch den einfachen Zugriff auf die Dokumente kann das HR-Team heute alle Vorgänge rund um die digitale Personalakte zeitnah und effizient bearbeiten. Viele Anfragen wie etwa die Einsicht in den Arbeitsvertrag, den Ausdruck einer älteren Entgeltabrechnung oder sonstiger Belege können die Mitarbeitenden dabei selbst erledigen. Seitdem auch der digitale Versand der Entgeltabrechnung mit Centric abgebildet wird, hat sich der Postversand um ein Vielfaches reduziert.

Starkes Partnernetzwerk für den Schweizer Markt
Damit die Einführung reibungslos gelingt, setzt Centric auf ein erfahrenes Partnernetzwerk – auch in der Schweiz. Die Partnerunternehmen werden von Centric geschult und die Berater zertifiziert. So können Projekte gemeinsam mit lokalen SuccessFactors-Spezialisten umgesetzt werden, die sowohl die regulatorischen Anforderungen als auch die spezifischen Bedürfnisse der Schweizer HR-Landschaft kennen.

Dank flexibler Technologie, tiefer SAP-Integration und einem belastbaren Partnernetzwerk schafft Centric effiziente, rechtssichere und zukunftsfähige HR-Prozesse – auch für den Schweizer Markt.

(Quelle: Beitrag von Centric)