Das HR schreibt: Diesen Monat mit Beatrice Müller, Kommunikationsexpertin

«Wir haben soeben Einblick in unser neues Layout bekommen. Es ist mega!» Mit diesem Satz begrüsst mich der Senior Partner einer renommierten Anwaltskanzlei. In einer Stunde beginnt unser gemeinsamer Workshop. Die fünf Partner wollen ihre Auftrittskompetenz schulen, sich fit machen für künftige Auftritte.

Nach einem ersten Blick auf das neue Layout habe ich so meine Zweifel. Grafisch aufwendig aufbereitete Piktogramme, eng beschrieben, mit QR-Codes versehene Folien prangen mir entgegen. Wie lautet doch eine Faustregel für PowerPoint-Folien? Nicht mehr als acht Worte pro Folie, nicht mehr als eine Botschaft, Bild statt Text etc.?

Der Workshop beginnt. In einer ersten Präsentationsübung sollen die Partner ihr neues Projekt vorstellen. Eifrig werden die neuen Slides vorgeführt, es wird geredet und gestikuliert, das Workshop- Publikum wird mit Informationen geradezu bombardiert. «Um was geht es eigentlich?», frage ich nach einer Weile kritisch in die Runde, «hier stehen so viele Informationen und fast hundert Worte auf der Folie.» «Bei uns macht man das so», lautet die lakonische Antwort.

Als wir uns die Auftritte nochmals auf Video ansehen, realisieren auch die Anwälte, dass auf diese Weise kein Mensch ihre Botschaft versteht. Was uns zur Frage bringt, warum PowerPoint-Präsentationen so oft ihren Zweck nicht erfüllen und das Publikum ratlos zurücklassen. Untersuchungen zeigen, dass bei überfrachteten Folien wenig bis gar nichts bei der Zuhörerschaft hängen bleibt. Nur bei einer drastischen Reduktion des Umfangs besteht die Chance, dass Informationen ankommen und verstanden werden.

Warum wir Dinge so tun, wie wir sie tun, hat mit der Macht von Gewohnheiten zu tun, die unser Leben weit mehr prägt, als wir es ahnen, wie der Wirtschaftsjournalist Charles Duhigg in seinem Buch schreibt. Selbst wenn etwas keinen Sinn ergibt, haben wir Mühe, uns von Routinen zu lösen, denn Gewohnheiten vermitteln ein Gefühl von Sicherheit. Gerade deshalb sollten wir uns ab und zu hinterfragen: «Warum macht man das bei uns eigentlich so?»

Diese Kolumne ist in der Ausgabe Juni 2022 von personalSCHWEIZ erschienen.