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Automatisierte Spesenerfassung und Rechnungsverarbeitung: KMU bekommen administrativen Beistand

Mit der Smartphone App AbaClik 3 hat Abacus Research – ab der Aufnahme eines Rechnungsbelegs über seine Bezahlung und bis zur Verbuchung – den gesamten Spesen- und Rechnungsprozess digitalisiert. Das automatisiert die Buchführung.

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Automatisierte Spesenerfassung und Rechnungsverarbeitung

Werden Spesen in einem KMU erfasst, genügt es mit Hilfe eines Smartphones einen Spesenbeleg abzufotografieren, um automatisch alle darauffolgenden Prozesse umzusetzen und ihn abschliessend zu verbuchen. Relevante Informationen auf dem Beleg werden selbständig erkannt und mit Techniken der Künstlichen Intelligenz und des Maschinellen Lernens so strukturiert aufbereitet und ergänzt, dass sie für die anschliessende Verbuchung in der Abacus Business Software oder in der Cloud-Fakturasoftware AbaNinja zur Verfügung stehen.

Werden Spesen mit einer Firmenkreditkarte beglichen, wie sie etwa die Abacus Partnerin Cornèrcard anbietet, übernimmt AbaClik die Zahlungstransaktionen in Echtzeit in die Smartphone App und verknüpft die Zahlung mit dem entsprechenden Beleg. Nach der Synchronisation der Daten in die Abacus Finanzsoftware respektive in die Cloud-Lösung AbaNinja erfolgt die Verbuchung automatisch und der Originalbeleg ist auf der Aufwandbuchung hinterlegt.
 

Betrag wird in Echtzeit gutgeschrieben

Aber auch für Betriebszugehörige, die über keine Firmenkreditkarten verfügen, ist Abhilfe in Sicht. Denn AbaClik ist auch in der Lage, Zahlungsdaten vom Fintech-Unternehmen Yapeal zu verarbeiten. Fünf Minuten genügen, um bei Yapeal ein persönliches Konto zu eröffnen. Werden anschliessend anfallende Spesen mit der Debit-Karte von Yapeal beglichen und ein Beleg mit AbaClik fotografiert, lässt sich auch in diesem Fall der gesamte Spesenprozess vollständig automatisieren. Denn nach der Übertragung des Originalbelegs und der Zahlungsdaten von Yapeal in die Abacus Finanzsoftware des Arbeitgebers wird der entsprechende Betrag in Echtzeit auf das Yapeal-Konto des Karteninhabers gutgeschrieben. Auf Wunsch kann zuerst noch eine Validierung durch den Vorgesetzten des Karteninhabers erfolgen.

Die Vorteile dieser neuartigen Lösung bestehen darin, dass sich damit sämtliche Buchungen zur gleichen Zeit wie die entsprechenden Transaktionen automatisch buchhalterisch erfassen und abschliessen lassen. Damit werden auch bisher aufwendige Arbeiten wie die manuelle Einreichung und Erfassung von Spesenbelegen am Ende des Monats sowie Falscherfassungen von Daten wie Belegbetrag und Mehrwertsteuer vermieden. Der händische Abgleich der Kreditkartenabrechnung mit den Spesenbelegen entfällt und Auslagen werden in Echtzeit auf das betreffende Yapeal-Konto gutgeschrieben, so dass sich Mitarbeitende nie mehr bis zum nächsten Lohnlauf gedulden müssen.
 

Zeit sparen dank automatisierten Prozessen

Auf die gleiche Weise, wie die Spesenbelege behandelt werden, lassen sich auch Lieferantenrechnungen erfassen. Der Prozess läuft identisch ab: Sie müssen zuerst mit AbaClik gescannt, dann kontrolliert und anschliessend den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet werden. Zum Schluss validiert die Buchhaltung die Rechnungen und terminiert die Zahlungen. Die bisher meist aufwendige manuelle Erfassung von Belegen oder Rechnungen entfällt dank der automatisierten Prozesse, so dass markant Zeit eingespart werden kann. Selbst wenn ein KMU seine Buchhaltung nicht selbst führt, sondern durch einen Treuhänder erledigen lässt, kann es die Scan-Funktion von AbaClik nutzen und die Lieferantenrechnungen automatisch in die Kreditoren- oder direkt in die Finanzbuchhaltung beim Treuhänder einfliessen lassen.

AbaClik 3 ist ab sofort im App-Store zum kostenlosen Download verfügbar. Die monatliche Abogebühr für AbaClik 3 in Verbindung mit der Abacus Business Software beträgt CHF 5.00 pro Benutzer. In Zusammenhang mit einem Firmenabonnement «Medium» kostet es nur CHF 2.00 pro Benutzer. Darin enthalten ist auch die Möglichkeit Arbeitszeiten, Absenzen und Leistungen auf Projekte zu erfassen und das Mitarbeiterportal MyAbacus zu nutzen.

Das Abonnement für die Spesen- und Rechnungserfassung mit AbaClik 3 in Kombination mit AbaNinja kostet monatlich CHF 5.00 pro Benutzer. Darin inbegriffen ist die Erfassung der Arbeitszeiten, Absenzen und Leistungen.

Weitere Infos unter www.abaclik3.ch.

(Quelle: Medienmitteilung Abacus)

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