Praxisfälle

Vom Auskunftsrecht bis zum Datenschutz: Fragen rund um das Personaldossier

Im Zusammenhang mit dem Personaldossier stellen sich in der Praxis immer wieder Fragen. Dies wird zum Anlass genommen, auf Aspekte des Personaldossiers einzugehen und aufzuzeigen, welche Regeln zu beachten sind und welche Rechte Arbeitnehmende geltend machen können.

Von: Leena Kriegers-Tejura   Teilen  

lic.iur. Leena Kriegers-Tejura

Leena Kriegers-Tejura ist selbständige Rechtsanwältin und Partnerin bei Morad, Bürgi & Partner. Sie ist im Fachvorstand Arbeitsrecht für eidg. Berufs- und höhere Fachprüfungen in Human Resources.

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Vom Auskunftsrecht bis zum Datenschutz

Was versteht man unter einem Personaldossier?
Das Personaldossier ist eine Akte, in welcher Arbeitgebende Informationen des Mitarbeitenden sammeln. Es handelt sich damit um eine Datensammlung im Sinne des Datenschutzgesetzes, weshalb dessen Regeln zu beachten sind. Insbesondere heisst das, dass die Daten rechtmässig beschafft werden müssen, nur zum vorgegebenen Zweck verwendet werden dürfen und die Datensammlung verhältnismässig und korrekt sein muss. Der Arbeitgeber hat diese Vorgaben einzuhalten.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein Personaldossier zu führen?
Das Obligationenrecht (OR) sieht keine Bestimmungen vor, wonach ein Personaldossier zu führen ist. Allerdings ergibt sich dies indirekt aus diversen anderen Regeln des OR. Z.B. dürfen Arbeitnehmende jederzeit ein Zwischenzeugnis und am Ende des Arbeitsverhältnisses ein Arbeitszeugnis verlangen. Ohne auf Unterlagen über den Arbeitnehmer zurückgreifen zu können, dürfte es schwierig für den Arbeitgeber sein, dieser Pflicht nachzukommen. Der Arbeitgeber hat auch diverse Meldeund Abrechnungspflichten gegenüber Sozialversicherungs- oder Steuerbehörden (Quellensteuern). Deshalb macht es Sinn, ein Dossier zu führen und diese Formulare im Personaldossier abzulegen. In öffentlich-rechtlichen Anstellungsverhältnissen kann sich die Führung eines Personaldossiers aus den anwendbaren personalrechtlichen Bestimmungen ergeben.

In welcher Form muss das Personal dossier geführt werden?
Gesetzlich nicht vorgeschrieben wird, in welcher Form das Personaldossier geführt wird. Die Unterlagen können physisch in einer Akte aufbewahrt oder auch elektronisch gespeichert werden. Gemäss Art. 7 des Datenschutzgesetzes müssen Personaldaten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden. Mit anderen Worten hat der Arbeitgeber sicherzustellen, dass Unberechtigte keinen Zugriff, weder auf das physische noch auf das elektronische, Personaldossier haben. Nicht erlaubt sind sog. «Schattendossiers». D.h., der Vorgesetzte darf nicht bei sich neben dem zentralen Personaldossier, welches von der Personalabteilung geführt wird, ein zweites Dossier führen.

Was gehört ins Personaldossier?
Der Arbeitgeber darf gemäss Art. 328b OR nur Daten des Arbeitnehmers bearbeiten, soweit sie deren Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Im Übrigen wird auf das Datenschutzgesetz verwiesen. Damit sind Informationen gemeint, die für die Entstehung, die Durchführung und die Beendigung eines Arbeitsvertrags notwendig sind. Dazu zählen insbesondere:

  • Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Diplome, grafologisches Gutachten, Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen etc.)
  • Arbeitsvertrag (inkl. Stellenbeschreibung) und weitere Vereinbarungen (z.B. Weiterbildungs-, Bonus- oder Zielvereinbarung etc.)
  • Lohndaten
  • Mitarbeiterbeurteilungen
  • Protokolle über Sitzungen/wichtige Korrespondenz
  • Abwesenheiten (Ferien, Arbeitsunfähigkeit, Militär, unbezahlter Urlaub etc.)
  • Arztzeugnisse/Versicherungsdaten
  • Verwarnungen, Verweise
  • Kündigung
  • Zwischenzeugnis/Schlusszeugnis
  • etc.

Aktennotizen (persönliche Notizen) der Vorgesetzten müssen nicht in das Personaldossier abgelegt werden. Hingegen gehören Protokolle über Sitzungen z.B. im Zusammenhang mit einer Verwarnung oder Änderungen der Arbeitsbedingungen ins Personaldossier.

Auskunftsrecht des Arbeitnehmers
Das Personaldossier ist eine Datensammlung. Gemäss Art. 8 des Datenschutzgesetzes haben alle Arbeitnehmenden ein Anrecht darauf, zu wissen, welche Daten über sie gesammelt werden. Entsprechend hat auch der Arbeitnehmer das Recht, Auskunft über und Einsicht in das Personaldossier zu verlangen. Ein solches Begehren ist nicht zu begründen. Regelmässig wird das Personaldossier nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses eingefordert, dies im Zusammenhang mit der Geltendmachung von Ansprüchen aus dem Arbeitsverhältnis. Das soll dem Arbeitnehmer ermöglichen, Beweise für seinen Anspruch zu beschaffen. Wichtig zu wissen ist, dass die Einsicht in das Personaldossier vor Rechtshängigkeit des Gerichtsverfahrens (die bereits mit Einreichung des Schlichtungsgesuchs eintritt) erfolgt. Bei einem hängigen Prozess kommt das Datenschutzgesetz nicht mehr zur Anwendung. Im Prozess gelten Mitwirkungspflichten oder auch Verweigerungsrechte. Grundsätzlich hat der Arbeitnehmer das Recht, schriftlich Auskunft zu erhalten; d.h., dem Arbeitnehmer muss das Personaldossier kopiert und zugestellt werden – und zwar kostenlos. Dies sollte innert 30 Tagen erfolgen. Ausnahmsweise kann der Arbeitgeber das Auskunftsrecht verweigern, wenn er sich darauf beruft, es handle sich um Geschäftsgeheimnisse.

Bedeutung des Personaldossiers im Streitfall
Wenn der Arbeitnehmer z.B. eine missbräuchliche Kündigung geltend macht, wird er regelmässig die Herausgabe des Personaldossiers verlangen. Aus diesem Grund ist es aus Sicht des Arbeitgebers enorm wichtig, gut und vollständig dokumentiert zu sein. Je besser und aussagekräftiger das Personaldossier ausgestaltet ist, desto eher lässt sich begründen, dass eine Kündigung eben nicht missbräuchlich war/ist. Ist der Arbeitgeber mit den Leistungen des Arbeitnehmers nicht zufrieden, sollte er dies im Rahmen von Mitarbeiterbeurteilungen festhalten und im Personaldossier ablegen. Fehlen solche Angaben, kann der Arbeitgeber sich beim Erstellen des Arbeitszeugnisses nicht darauf berufen, die Leistungen seien schlecht gewesen.

Aufbewahrung des Personaldossiers nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Auch hier fehlt eine eindeutige Bestimmung im Obligationenrecht. Weil arbeitsrechtliche Forderungen gemäss Art. 128 OR nach 5 Jahren verjähren, der Anspruch auf das Arbeitszeugnis aber erst nach 10 Jahren (Art. 127 OR), ist zu empfehlen, die Unterlagen mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Die Geschäftsbücher müssen ohnehin 10 Jahre aufbewahrt werden, weshalb beim Personaldossier keine Unterscheidung gemacht werden sollte.

Empfehlungen aus der Praxis

  • Das Personaldossier sollte möglichst vollständig geführt werden.
  • Es sollten regelmässig (z.B. jährlich) Mitarbeiterbeurteilungen durchgeführt, vom Arbeitnehmer unterschrieben und ins Personaldossier abgelegt werden. Disziplinarmassnahmen wie Verwarnungen sollten unbedingt schriftlich erfolgen. Sie gehören ins Personaldossier.
  • Nicht mehr benötigte oder falsche Unterlagen sollten aus dem Personaldossier entfernt werden; dies ergibt sich aus dem datenschutzrechtlichen Verhältnismässigkeitsprinzip

Dieser Beitrag ist in der Ausgabe September 2021 von personalSCHWEIZ erschienen.

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