Praxisfälle

Vereinfachte Lohnabrechnungen: Dividella setzt auf Sage und IncaMail

Dividella, der Schweizer Marktführer für Verpackungslösungen und -systeme für die Pharma-und Biotechbranche, verschickt seit einem Jahr die Lohnabrechnungen aus Sage 200 Extra Personal mit IncaMail. Ein Gewinn für HR und Mitarbeitende.

Von: Pascal Born   Teilen   Kommentieren  

Pascal Born

Pascal Born ist Product Marketing Manager bei Sage 200 Extra

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Dividella kombiniert seit 40 Jahren Know-how in Packungsentwicklung und Maschinenbau zu innovativen Verpackungslösungen und -maschinen. Das Unternehmen ist spezialisiert auf Sekundärverpackungen wie Vials, Ampullen, Spritzen, Pens, Kombipackungen und viele mehr. Aus der Digitalisierung verspricht sich das zum Körber-Konzern gehörende Unternehmen klare Wettbewerbsvorteile. Wichtiger Bestandteil: Die Automatisierung von administrativen HR-Prozessen. Die HR-Abteilung umfasst nur gerade zwei Personen, die für die gesamte Belegschaft von 150 Mitarbeitenden zuständig sind. Deshalb wird zielgerichtet daraufhin gearbeitet, die Prozesse einfacher und zeitsparender zu gestalten.

Aus diesem Grund hat Dividella im März 2017 IncaMail eingeführt. Der Service der Schweizerischen Post ergänzt die Personalsoftware Sage 200 Extra und ermöglicht den verschlüsselten Versand der Lohnabrechnungen auf Knopfdruck. Mit ein paar wenigen Ausnahmen erhalten alle Mitarbeitenden die Abrechnungen elektronisch. Das war nicht immer so. Früher hat man das Couvert mit der Lohnabrechnung jedem Mitarbeitenden noch persönlich ausgehändigt. Vor ungefähr acht Jahren hat Dividella auf den Postversand umgestellt. Heute genügt ein Knopfdruck.

Bilanz nach einem Jahr: Kosten- und Zeitersparnis

Den grössten Nutzen aus der Umstellung hat das HR. Durch die Vereinfachung werden Ressourcen gespart, pro Monat gewinnen die HR-Mitarbeitenden einen halben Tag und so mehr Zeit für andere Aufgaben. Gleichzeitig wird die Umwelt geschont. Kurz: Das qualifizierte HR-Personal kann die gewonnene Zeit für die Anliegen der Mitarbeitenden einsetzen. Aufgaben wie Lohnabrechnungen drucken, einpacken und versenden entfallen mit der IncaMail-Lösung ebenso wie die Kosten für Porto und Verpackung. Unter dem Strich beziffert das Unternehmen die Einsparung auf rund 3500 Franken pro Jahr.

Doch der Entscheid, auf den elektronischen Versand der Lohnabrechnungen umzusteigen, fand nicht bei jedem Mitarbeitenden von Anfang an Anklang. Die grössten Bedenken bestanden bei der Datensicherheit. Gerade die Angst, jeder könne dann die eigene Lohnabrechnung einsehen, galt es ernst zu nehmen und abzubauen. So wurde die Belegschaft als Ganzes über die Einführung informiert und wo nötig wurden persönliche Gespräche geführt. Die Tatsache, dass jede Lohnabrechnung verschlüsselt versendet wird, hat die Sicherheitsbedenken am Ende aus dem Weg geräumt. Die Anwendung ist so einfach, dass in der Praxis häufig ältere Mitarbeitende ihre jüngeren Arbeitskollegen unterstützen können.

Vorteile nicht mehr wegzudenken

Zeit- und Kostenersparnis für das HR sind das eine. Doch auch jeder Mitarbeitende profitiert von ganz klaren Vorteilen des elektronischen Lohnabrechnungsversands. Auch wenn am Anfang viele Mitarbeitende sehr skeptisch waren: Heute will kaum jemand mehr darauf verzichten. Der neue papierlose Prozess ist für alle Beteiligten der einfachere Weg. Hatte jemand zum Beispiel früher seine Lohnabrechnung verlegt, musste er im HR vorbeischauen und einen neuen Ausdruck verlangen. Mit IncaMail hat jeder Mitarbeitende seine Abrechnung schnell zur Hand und kann sie jederzeit wieder herunterladen.

Neben der Erweiterung mit IncaMail überzeugt die Personallösung Sage 200 Extra mit zusätzlichen Möglichkeiten, die die Prozesse im HR beschleunigen und vereinfachen. Die Lösung ist swissdec-4.0-zertifiziert und ermöglicht dadurch das einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM). Durch die Einführung des ELM konnte extrem viel Zeit gespart und der Administrationsaufwand stark reduziert werden. Weiter setzt Dividella auch den Zeugnismanager für Sage 200 Extra ein, was bei der Erstellung rechtskonformer Arbeitszeugnisse Zeit spart und Sicherheit gibt.

Drei Tipps für die Einführung von IncaMail in Ihrem Unternehmen

Das Praxisbeispiel Dividella zeigt, dass von der Einführung von IncaMail alle Mitarbeitenden profitieren. Eine Personalsoftware wie Sage 200 Extra vorausgesetzt, sind folgende drei Punkte wichtig bei der Einführung: 

  • Mitarbeitende frühzeitig über die Änderung informieren und aufzeigen, was konkret ändert.
  • Ängste etwa bezüglich Datensicherheit ernst nehmen und aufzeigen, was für die Erhöhung der Sicherheit (Stichwort Verschlüsselung) unternommen wird.
  • Den einzelnen Mitarbeitenden nach der Einführung die nötige Unterstützung anbieten: Wo müssen sie den Account für IncaMail eröffnen und wie können Sie die Lohnabrechnungen einsehen? Eventuell mit den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Ganze einmal durchspielen.

Weiterführende Informationen finden Sie unter:

www.sage200extra.ch
www.post.ch/incamail
www.dividella.ch


 

 

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