Praxisfälle

Compliance aus HR-Sicht: Interessenkonflikte und Geschenke

Bei Compliance geht es um die Regelkonformität, die manchmal — wie etwa bei Interessenkonflikten und der Annahme von Geschenken — schwer greifbar ist. In diesem Beitrag wird erläutert, wie man mit diesem heiklen Thema am besten umgeht.

Von: Stefan Rieder  Teilen 

Dr. Stefan Rieder, LL.M.

Dr. Stefan Rieder, LL.M., ist Rechtsanwalt und Partner bei der Kanzlei Bratschi AG und berät Unternehmen im Arbeitsrecht, Gesellschaftsrecht sowie in Compliance-Fragen.

Compliance aus HR-Sicht

Aufgrund der arbeitsrechtlichen Treuepflicht nach Art. 321a Abs. 1 OR müssen Arbeitnehmende die berechtigten Interessen der Arbeitgeberin wahren. Hierbei handelt es sich primär um eine Unterlassungspflicht, weshalb alles unterlassen werden muss, was die Arbeitgeberin schädigen könnte oder effektiv schädigt. Dabei geht es nicht nur um das Unterlassen von pflicht- und rechtswidrigem Verhalten, sondern eben auch um das Vermeiden von Interessenkonflikten. Die Treuepflicht ist abhängig von der Funktion und Stellung des Arbeitnehmenden, d.h., je höher seine Stellung im Betrieb ist, desto grösser sind die Anforderungen an seine Treuepflicht. Kadermitarbeitende haben deshalb eine erhöhte Treuepflicht.

Interessenkonflikte
Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn der Arbeitnehmende Eigeninteressen verfolgt und dadurch nicht mehr sichergestellt ist, dass er im Rahmen seiner Treuepflicht die berechtigten Interessen der Arbeitgeberin wahrt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Arbeitnehmende für einen Lieferanten, einen Kunden oder sogar für ein Konkurrenzunternehmen tätig wird. Eine Treuepflichtverletzung infolge eines Interessenkonfliktes kann aber auch vorliegen, wenn der Arbeitnehmende für einen branchenfremden Dritten, der nichts mit dem Unternehmen zu tun hat, tätig wird. Ein Autoverkäufer, der für seine Arbeitgeberin nicht nur Autos verkaufte, sondern den Kunden gleich noch eine Autoversicherung vermittelte und von der Versicherungsgesellschaft auf eigene Rechnung Provisionen einkassierte, hatte offensichtlich einen Interessenkonflikt. Bei diesen Beispielen handelt es sich um relativ klare Interessenkonflikte.

Solche Interessenkonflikte können aber auch bei weniger greifbaren Themen entstehen, zum Beispiel im Zusammenhang mit Familienmitgliedern und engen persönlichen Beziehungen. Der Abschluss eines Vertrages mit einem Unternehmen, das von einem engen Freund oder einem Familienmitglied geführt wird oder an dem ein Freund oder ein Familienmitglied massgeblich beteiligt ist (z.B. Weihnachtsessen im Restaurant des Bruders vom Vorgesetzten), kann heikel sein. Das kann unabhängig vom für die Leistung bezahlten Preis gelten, gilt aber umso mehr, wenn der Preis zu hoch ist. Ein Interessenkonflikt besteht zum Beispiel auch, wenn ein Vorgesetzter bei der Beförderung einen Arbeitnehmenden bevorzugt, mit dem er privat befreundet ist, obschon andere Arbeitnehmende über die gleichen oder sogar besseren Qualifikationen verfügen.

Umgang regeln
Zur Vermeidung von Interessenkonflikten sollte bei den Arbeitnehmenden ein Verständnis geschaffen werden, dass Entscheidungen mit Bezug auf die Arbeitgeberin oder welche dieselbe berühren, immer vernünftig, unvoreingenommen und objektiv zugunsten der Interessen der Arbeitgeberin zu fällen sind. Deshalb sind im Zusammenhang mit der Arbeitstätigkeit Situationen zu vermeiden, bei denen die persönlichen Interessen oder Interessen von Dritten oder private Aktivitäten sowie Beziehungen zu Drittpersonen mit den Interessen der Arbeitgeberin tatsächlich oder auch nur möglicherweise in Konflikt geraten.

Aus Sicht der Arbeitgeberin empfiehlt es sich, Regeln aufzustellen, wie mit potenziellen Interessenkonflikten umzugehen ist. Eine Regelung könnte zum Beispiel vorsehen, dass im Falle eines möglichen Interessenkonflikts oder des Verdachts auf einen solchen der Vorgesetzte oder der Bereichsleiter darüber in Kenntnis zu setzen ist, damit überprüft werden kann, ob tatsächlich ein Interessenkonflikt vorliegt und wie diese Situation am besten unter Berücksichtigung der Interessen der Arbeitgeberin fair und transparent geregelt werden kann. Wenn die Arbeitgeberin rechtzeitig über eine Situation mit einem potenziellen Interessenkonflikt informiert ist, kann sie eine (schriftliche) Genehmigung erteilen oder gestützt auf das Weisungsrecht anordnen, wie weiter vorzugehen ist.

Annahme von Geschenken
Interessenkonflikte und Probleme mit der arbeitsrechtlichen Treuepflicht können sich auch im Zusammenhang mit Einladungen und Geschenken an die Arbeitnehmenden ergeben. Solche Vorteile mit einem monetären Wert sind nicht nur arbeitsrechtlich sondern mit Blick auf Privatbestechung auch strafrechtlich relevant. Durch Geschenke und Einladungen besteht die Gefahr, dass Entscheidungen nicht mehr im Interesse der Arbeit geberin getroffen werden, sondern primär im Interesse des Vorteilgebers. Eine Bestechung kann direkt an den Arbeitnehmenden oder indirekt an dessen Verwandte, nahestehende Personen oder Dritte durch Geldzahlungen oder aber durch andere Vorteile wie z.B. Übernahme von Reise- oder Ausbildungskosten an einer Universität, Bewirtung, Unterhaltung aller Art, Spenden, Geschenke oder VIP-Karten für Veranstaltungen erfolgen.

Für eine funktionierende Compliance- Kultur ist vom Unternehmen ein klares Bekenntnis erforderlich, dass absolut keine Vorteile toleriert werden (weder der Erhalt noch das Versprechen von Vorteilen), die Zweifel an der Integrität des Unternehmens aufkommen lassen oder eine Beeinflussung von Geschäftsentscheidungen darstellen könnten. Die Regelung der Annahme von Geschenken kann ein schwieriges Thema sein, weil Geschenke in einem bestimmten Rahmen sozial üblich sind, allerdings kann das nur für geringfügige Vorteile gelten. Aus diesem Grund wird oftmals in einem Reglement festgehalten, dass die nicht regelmässige Annahme von geringfügigen Geschenken oder Vorteilen in Form von Bewirtung, Naturalien, Geschenken oder Teilnahme an einer Veranstaltung im Wert von zum Beispiel CHF 200.– zulässig ist, aber nur, wenn das Geschenk oder der Vorteil in keinem Zusammenhang mit einem geplanten Geschäft steht und auch dem Anschein nach nicht zu einem Interessenkonflikt führt.

Bei der Annahme von Geschenken und Vorteilen ist Transparenz wichtig. Aus diesem Grund kann es Sinn machen, dass die Annahme von solchen zulässigen Geschenken an den Vorgesetzten oder in irgendeiner Form der Arbeitgeberin gemeldet werden muss. Zudem werden oftmals Regeln aufgestellt, wie umzugehen ist, wenn ein Geschenk den festgelegten Betrag übersteigt. Es kann zum Beispiel vorgesehen werden, dass der Vorgesetzte über das Geschenk informiert wird und dieser entscheidet, ob das Geschenk mit einem freundlichen Hinweis auf die internen Regeln zurückgegeben wird oder – sofern das nicht angebracht oder erforderlich ist – ob und wie das Geschenk verwendet wird (z.B. Spenden an eine Institution).

 

PRAXISTIPP

Die Thematisierung von Interessenkonflikten gehört in jeden Code of Conduct. Idealerweise werden den Mitarbeitenden mit Do’s und Dont’s konkrete Handlungsweisungen gegeben.

Do’s

  • Information des Linienvorgesetzten, wenn ein tatsächlicher oder ein möglicher Interessenkonflikt oder bereits ein Zweifelsfall vorliegt.
  • Information und Genehmigung durch den Linienvorgesetzten für eine zusätzliche Beschäftigung oder die Wahrnehmung eines Amtes ausserhalb des Unternehmens.           

Dont’s

  • Keine eigene Entscheidung in Situationen, in denen möglicherweise ein persönlicher Interessenkonflikt besteht.
  • Keine Eingehung von Geschäftsbeziehungen mit einem Geschäftspartner, zu dem enge persönliche oder finanzielle Beziehungen bestehen.
  • Keine eigene Einstellung von Personen, mit denen man in einer engen persönlichen Beziehung steht oder stand.
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