Praxisfälle

Arbeitsrapporte: Die Krux mit der Genehmigung

Stimmen Arbeitgeber Mehrarbeit automatisch zu, wenn sie nicht auf Arbeitsrapporte reagieren, in denen diese ausgewiesen ist? Rechtssichere Antworten auf Praxisfragen rund um die Arbeitszeit.

Von: Astrid Lienhart  Teilen 

Astrid Lienhart

RA Astrid Lienhart ist nach mehrjähriger Tätigkeit an einem erstinstanzlichen Gericht selbständig praktizierende Rechtsanwältin in Zürich und verfügt über profunde Kenntnisse des Privat- und Prozessrechtes. Sie berät und vertritt KMU, Privatpersonen und Startups in allen Belangen des Arbeits-, Vertrags-, IT- und e-Commerce-Rechts sowie des Urheber- und des Wettbewerbsrechts und bearbeitet auch Mandate aus dem öffentlich-rechtlichen Sektor. In letzter Zeit sind vermehrt Vortragstätigkeiten zu ihrer Tätigkeit dazu gekommen. Auf WEKA Business Media erscheinen regelmässig Fachbeiträge und andere Publikationen von ihr.

Arbeitsrapporte

Gibt es bei Überstunden eine Höchstgrenze, ab wann diese ausbezahlt oder kompensiert werden müssen?
Die Höchstgrenze ist immer dann erreicht, wenn Überstunden auch Überzeit darstellen, also bei Überschreiten von 45 bzw. 50 Stunden die Woche. Rein in Bezug auf Überstunden gibt es solch eine Grenze aber nicht. Die Parteien sind betreffend die Überstunden – aber nur der Überstunden – frei, zu vereinbaren, was ihnen beliebt. Man kann Auszahlung mit oder ohne Zuschlag von 25 Prozent vereinbaren, man kann sagen, Überstunden könnten nur kompensiert werden, oder man kann vereinbaren, dass sämtliche Überstunden mit dem normalen Lohn abgegolten sind, und entsprechend die Auszahlung wegbedingen.

Wenn im Arbeitsvertrag bezüglich Überstunden nichts vereinbart wurde, wie muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer dann entschädigen?
Wenn nichts vereinbart worden ist, gilt das OR. Art. 321c OR sieht vor, dass Überstunden mit einem Zuschlag von 25 Prozent ausbezahlt werden sollen. Wenn der Arbeitnehmer einverstanden ist, ist alternativ auch ein Ausgleich mit Freizeit 1:1 möglich.

Kann der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer verlangen, die Überzeit zwingend zu kompensieren, um nicht einen Lohnzuschlag von 25 Prozent bezahlen zu müssen?
Nicht direkt. Arbeitnehmer müssen mit der Kompensation einverstanden sein. Denn der Gesetzgeber hat primär das Modell «Auszahlung mit Zuschlag» im Blick. Idealerweise holt man dieses Einverständnis bereits auf der Ebene Arbeitsvertrag ein. In den meisten Arbeitsverträgen ist dieser Punkt aber nicht berücksichtigt. In der Regel haben Arbeitnehmer nichts gegen eine Kompensation. Diskussionen gibt es aber immer wieder, insbesondere in der Freistellungszeit nach einer Arbeitgeberkündigung, weil Arbeitnehmer in dieser Zeit oft sehr stark mit der Stellensuche beschäftigt sind und wenig Freizeit haben.

Ein Arbeitnehmer hat Überzeit angesammelt und weiss, dass er in drei Monaten die Firma verlassen wird. Ist er dann in der Pflicht, den Arbeitgeber frühzeitig zu informieren, damit er noch Zeit hat, die Überzeit mit Freizeit zu kompensieren?
Dieser Fall ist in mehrfacher Hinsicht problematisch: Zum einen kann das nur passieren, wenn der Arbeitgeber seine Pflicht, die Arbeitszeiten zu erfassen, ignoriert und somit nichts von der Überzeit weiss. Aber auch für den Arbeitnehmer ist das ein Problem, denn Überstunden sind grundsätzlich nur entschädigungspflichtig, wenn ihre Leistung angeordnet oder betriebsnotwendig war. Dies müssen Arbeitnehmer nachweisen, um Ansprüche auf Kompensation oder Auszahlung zu haben. Nun ist es schwierig bis unmöglich, in all den Einzelfällen über viele Monate zurück, die Betriebsnotwendigkeit nachzuweisen. Arbeitnehmern ist deshalb dringend zu empfehlen, und sie sind dazu auch verpflichtet, geleistete Mehrarbeit so rasch wie möglich zu melden und absegnen zu lassen. Bei genehmigter Mehrarbeit müssen sie später deren Betriebsnotwendigkeit nämlich nicht mehr nachweisen. Dies ist eine der grossen Fallen, in die Arbeitgeber regelmässig tappen: Sie nehmen Arbeitszeitrapporte seitens ihrer Arbeitnehmer entgegen und reagieren nicht auf die darin ausgewiesene Mehrarbeit. Damit wird diese genehmigt, unabhängig davon, ob sie betriebsnotwendig oder angeordnet war oder nicht. Dieser Genehmigungseffekt steht späteren Bestreitungen vor Gericht dann gewaltig im Weg. Wenn Arbeitnehmer die Pflicht haben, geleistete Mehrarbeit so rasch wie möglich zu melden, sollte es zu dieser Situation erst gar nicht kommen. In ganz pragmatischer Hinsicht ist es aber auf jeden Fall zu empfehlen, dass der Arbeitnehmer allenfalls noch nicht gemeldete Mehrarbeit dem Arbeitgeber mitteilt und die Kompensation anbietet.

Ein Mitarbeitender hat bei ­seiner Kündigung einen Saldo von 30 Plus­stunden. Aufgrund des Arbeitsplans kann er jedoch nur die Hälfte, also 15 Stunden, durch Freizeit kompensieren. Verfallen nun die restlichen 15 Stunden?
Das kommt auf die vertragliche Regelung an. An sich besteht ein Anspruch auf Auszahlung, auch wenn im Vertrag etwas anderes steht. Das gilt umso mehr, wenn es sich bei diesem Saldo um Überzeit handelt. Es gilt allerdings zu beachten, dass für die ersten 60 Überzeitstunden eines Kalenderjahres eine Ausnahme gelten kann.

Was geschieht mit einem positiven Saldo, der wegen einer lang anhaltenden Krankheit oder Schwangerschaft nicht mehr kompensiert werden kann?
Es kommt immer auf den Einzelfall an, auf die Regelungen im Arbeitsvertrag, darauf, ob es sich um Überzeit oder Überstunden handelt, und auch darauf, wer den Grund für die Unmöglichkeit der Kompensation setzt. Ist diese in betrieblichen Gründen zu sehen, zum Beispiel hoher Arbeitsanfall, welche keine Kompensation erlauben, geht die Tendenz in Richtung Auszahlung dieser Ansprüche.

Darf im Arbeitsvertrag oder im Gleitzeitreglement festgehalten werden, dass per Ende eines Kalenderjahres oder bei Austritt aufgelaufene Minus­stunden vom Gehalt abge­zogen werden?
Grundsätzlich ja. Die Leistung der vereinbarten Arbeitszeit stellt das Äquivalent zum Lohn dar. Wer weniger leistet, der erhält auch weniger Lohn.

Eine Mitarbeitende hat Ende 2018 ein Plus von 62 Stunden erarbeitet. Im Arbeitsvertrag resp. im Gleitzeitreglement ist vereinbart, dass Ende Jahr höchstens 50 Stunden aufs neue Jahr übertragen werden können. Ist es zulässig, ihr die zwölf Stunden zu kürzen?
Das ist zulässig, wenn im Betrieb ein echtes Gleitzeitregime eingeführt ist, welches die Verantwortung über die Arbeitszeit den Arbeitnehmern überträgt. Werden die Arbeitnehmer dieser Verantwortung nicht gerecht, ist das ihre Sache. Die Kürzung ist in diesem Fall zulässig, und die zwölf gekürzten Stunden fallen einfach dahin. Ohne Gleitzeitreglement, also im Rahmen eines normalen Arbeitsvertrages, funktionieren solche Vereinbarungen, wenn statuiert wird, dass Überstunden im Lohn inbegriffen seien und nicht entschädigt würden. Aber auch hier gilt wieder, dass, wenn die Grenze zur Überzeit überschritten wird, das Arbeitsgesetz automatisch einhakt und diese Fragen unter Umständen anders beantwortet. Eine rechtssichere Antwort kann nur in Bezug auf den konkreten Einzelfall gegeben werden. Es gibt zu viele Verästelungen und Details, auf die es ankommt, als dass eine Antwort für alle Fälle passen könnte.

Wann sind Überstunden «notwendig» und wie viele Überstunden darf der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer verlangen?
Die Notwendigkeit von Überstunden leitet sich aus den betrieblichen Bedürfnissen ab, die sehr unterschiedlich sein können: Saisonale Gründe, grosse Auftragslast etc. Überstunden müssen von Arbeitnehmern geleistet werden, sofern sie zumutbar sind. Das ist wiederum eine sehr individuelle Ausgangslage und von Arbeitnehmer zu Arbeitnehmer verschieden. Einer alleinerziehenden Mutter ist wegen ihrer Familienpflichten sicher weniger zuzumuten als einer alleinstehenden Person. Es kommt auch hier wieder auf den Einzelfall an.

Eine Teilzeitmitarbeiterin hat jeweils am Montag und am Freitag frei. Hat sie Anspruch auf eine Vergütung für Feiertage, die auf einen Montag oder Freitag fallen?
Grundsätzlich nicht, ausser es handelt sich dabei um den 1. August. Das ist der einzige Feiertag, der nach Bundesrecht bezahlt werden muss. Ansonsten können Gesamtarbeitsverträge (GAV) die Entschädigung von Feiertagen vorsehen. Fehlt ein GAV oder sieht er keine Entschädigung vor, hat die Teilzeitmitarbeiterin keine Rechtsgrundlage, auf die sie einen Entschädigungsanspruch geltend machen kann.

Darf der Arbeitgeber von einem Teilzeitmitarbeitenden verlangen, Arztbesuche auf die freien Tage zu legen?
Ja, sofern es sich nicht um einen Notfall oder dergleichen handelt. Nur dringliche, akute Termine, die nicht zu einem anderen Zeitpunkt wahrgenommen werden können, dürfen auf die Arbeitszeit gelegt werden.

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